Назад до каталогу статей
Блог

Канбан у публічних закупівлях

15 Серпня 2018

Розкриваємо японський метод організації роботи та розповідаємо як оптимізувати закупівлі з його допомогою. Коментар експерта з Канбан, викладача KMBS Артема Сердюка

Майданчик E-Tender.ua слідкує за трендами в управлінні та розвитку команд, наприклад, вже понад рік розробники проекту працюють за Agile методологією Scrum, а навчання і тренінги давно стали частиною корпоративної культури. На початку червня 2018 року Артем Сердюк — викладач Києво-Могилянської бізнес-школи провів навчання з ключовими командами E-Tender.ua. Вже під час зустрічі впевнились, що Канбан як метод здатний оптимізувати закупівлі так само вдало, як і проекти розробки. Тож залюбки поділимось напрацюваннями оптимізації закупівель з нашими клієнтами у системах ProZorro та RIALTO.

 

Отже, ефективне управління закупівлями — зрозумілий процес для всіх учасників, який приносить бажаний результат: якість закупленого для замовника та гроші для постачальника/учасника тендеру. Канбан допомагає візуалізувати проблемні місця в бізнес-процесах, реалізовує принцип «точно в термін» та дозволяє значно пришвидшити виконання роботи.

Історія та технології

Канбан — метод організації виробництва і постачання, яку розробила та вперше реалізувала компанія Toyota ще в далеких 1950-х роках. Назва походить від японської «кан» — видимий та «бан» — картка. Такі картки на заводах Toyota слугували сигналом, що у виробництві потрібна нова деталь (коли працівник брав зі складу, наприклад, контейнер з шурупами, замість нього він залишав «канбан» — картку, на якій було зазначено, що і скільки він взяв. Така картка була сигналом завезти на склад такий самий контейнер. Саме картки показали ефективність та контроль процесу виробництва японських автомобілів Toyota.

Хоч вперше метод застосовувався на підприємстві, наразі Канбан не має обмежень — IT розробка, проектний менеджмент, закупівлі та навіть особисті цілі в навчанні, тощо. Найвідоміші розгалудження Канбану — це виробничий, програмний та персональний.

Як працює Канбан?

Так, за продуктом чи за результатом в проекті стоїть певний ланцюжок дій, етапів, що створюють цей продукт або досягають цього самого результату. Якщо під час виконання немає проблем, то кожен етап буде швидко передавати задачі наступному без затримки та на виході виробництво чи команда матиме рівнозначний затратам результат. У випадку, якщо на одному з етапів задачі швидше накопичуються ніж вирішуються та не передаються далі, то саме в цьому та сусідніх етапах заховалось вузьке місце.

Завдання Канбану, як підходу в цій ситуації — зробити проблему видимою, а потім встановити обмеження на незавершену роботу. Це дозволить усунути накопичення запасів напівготової роботи перед вузьким місцем, і відповідно, запобігти марнуванню ресурсів і затримкам. Практично це виглядає так — на кожен етап встановлюється ліміт незавершених задач, які одночасно можуть бути «в роботі». Таким чином, робота ланцюжка оптимізується, адже задач виконується рівно стільки, скільки необхідно для виконання успішного кінцевого результату.

Ще одна з фішок Канбану — ставити один KPI на весь ланцюжок, а не окремо працівникам чи відділам. Найоптимальніша оцінка за терміном виконання, тобто чим скоріше виконуються замовлення/задачі, тим краще. За логікою Канбану, у будь-якому бізнес-процесі головне — знайти та тримати баланс між швидкістю виконання нових замовлень та ефективністю використання наявних ресурсів, обладнання та працівників.

Шість ключових практик

Спостерігаючи за результатами компаній, які впровадили Канбан після Toyota бізнесмени вирахували ключові практики успішного впровадження методу. В розрізі роботи у закупівлях, рекомендації виглядають так:

1. Візуалізуйте потік робіт

Візуалізація процесів роботи з тендером допоможе правильно зрозуміти зміни статусів та процес закупівель в організації в цілому. В свою чергу, на основі цього розуміння можливо вносити коректні зміни у роботу з тендерами. Типовим способом візуалізувати процес роботи в Канбан є використання дошки з колонками і картками. Колонки на дошці позначають різні кроки процесу роботи, звичайно є електронні сервіси, що вже підлаштовані під Канбан. Таким чином в замовники та поставчальники можуть використовувати Канбан в своїй роботі. Електронний майданчик E-Tender.ua для зручності роботи постачальників в публічних закупівлях розробив спеціальний функціонал, що допомагає розподіляти тендери, відстежувати статуси роботи. Ознайомитись з функціоналом детальніше.

2. Обмежуйте незавершені задачі

Або обмежуйте незавершену роботу. Завдання, котрі перебувають в статусі виконання на кожному кроці закупівельного процесу краще обмежувати. Нові завдання переходять до наступного кроку, коли з'являється місце у відповідній колонці. Це і дозволяє організувати так звану «витягуючу» систему роботи. Так, наприклад, нові завдання в опрацюванні тендеру не з’явиться раптово на завтра, адже їх «витягує» сама система, в якій звільнились потужності.

3. Керуйте потоком

Після того як метод Канбан візуалізував процеси та встановив обмеження, компанія отримує стабільний потік робіт, керувати яким можна, вимірюючи певні його характеристики. Найбільш поширене в Канбані вимірювання «Часу виконання замовлення» від моменту прийняття замовлення клієнта до моменту видачі йому того, що йому треба. Проектуючи на закупівлі – час від замовлення до доставки товару/виконання робіт чи послуг для внутрішнього замовника. Для управління потоком робіт у Канбані використовують закон Літтла, що стверджує:

Середній час виконання замовлення =

середня сумарна кількість незавершених задач у системі/

середня пропускна спроможність системи.

Відповідно, чим менше у вас незавершеної роботи, тим швидше буде виконана в середньому задача.

4. Зробіть правила (політики) прозорими

Перехід від етапу до етапу в Канбані відбувається за певними правилами чи домовленостями. Канбан наполегливо радить їх записувати і вішати на дошку, щоб усі, хто бере участь в процесі, їх бачили і могли використати або змінити. Процеси закупівель мають стати зрозумілими та прозорими для всіх учасників, тоді обговорення кожної окремої складової процесу не буде суб’єктивною чи емоційною точкою зору. Тож з впровадженням Канбану стане легше одразу переходити до більш предметних обговорень.

5. Створіть зворотній зв'язок

Перегляд операцій та аналіз — другий рівень зворотнього зв'язку. Перебуваючи в постійній роботі, важко системно бачити розвиток проектів відділу та команди, тому вчасний аналіз стає у нагоді, щоб якісно регулювати роботу, в тому числі і у роботі з тендерами.

6. Вдосконалюйтесь, експериментуйте

Обмеження на незавершену роботу, один спільний показник на весь ланцюжок та прозорі політики спонукають усіх учасників Канбан-процесу обговорювати проблемні місця і разом шукати шляхів удосконалення. Збагачуйте свою роботу експериментами — не цурайтесь використовувати інші моделі та методи, адже саме специфіка завдань вашої компанії може бути ефективно виконана саме з міксом методів управління.

Коментар експерта з Канбан, викладача KMBS Артема Сердюка

Канбан чи не перша система, яка на додаток до звичайного «виробничого конвеєра», де потік деталей рухається від початку до кінця, запустила другий «конвеєр» — інформаційний, в якому сигнали (про те, чи треба зупинитись, чи почати працювати) рухаються у зворотньому напрямку, від кінця до початку процесу. Це дозволяє побудувати «процес без менеджерів та планування», який при всьому тому працює економніше і швидше за звичайний.

Другий вагомий внесок Канбану: зробивши процес і політики переходу між станами явними, він дав змогу тим, хто виконує роботу, самим розуміти, що їх обмежує, і вдосконалювати свій робочий процес. Це дуже близько до процесів, які називають гнучкими (Agile), і справді дозволяє організації дуже швидко реагувати на зміни. З іншого боку зазначу, що Канбан висуває досить високі вимоги до дисципліни команд, які його використовують, та їхньої зрілості у розумінні їх бізнесу та клієнтів.

ВИСНОВОК

В закупівлях суть Канбану полягає в тому, що всі дії повинні працювати тільки на кінцевий результат. Якщо ви компанія-замовник то має бути орієнтація внутрішнього замовника, якщо ви компанія-постачальник — ціль досконала підготовка до тендеру. До того ж, ефективно опрацьовувати тендери постачальники можуть, використовуючи функціонал майданчика E-Tender.ua, що ідеально підлаштований для оптимізації процесів управління роботи з тендерами. В обох випадках, компаніям для того щоб досконально організувати тендер чи роботу для участі у ньому за Канбан методом необхідно зробити видимим процеси та обмежити незавершену роботу і потім адаптуватись до змін.

Для довідки

E-Tender.ua – акредитований оператор закупівель та торгів у системах ProZorro, ProZorro.Продажі та RIALTO.

ProZorro ефективна платформа для співпраці держави та бізнесу в публічних закупівлях.

RIALTO  дієвий інструмент для закупівель та продажів в комерційному секторі.

ProZorro.Продажі – державні аукціони з приватизації, оренди та продажу майна держави та міст.

похожие новости
Блог
Кейс №2. Після проведення відкритих торгів у замовника виникла економія в сумі 150 000 грн й потреба зробити додаткову закупівлю на цю суму.
Блог
4 поради щодо використання ЕЦП у закупівлях: посилання на чинний закон, ЕЦП прирівнюють до КЕП, вимога про банківську гарантію з КЕП
Блог
Які договори укладають на закупівлю електроенергії? Учасниками роздрібного ринку, хто вони? З ким і який договір укладати замовнику?