Назад до каталогу статей
Блог

Ключові фактори ефективної закупівлі

02 Квітня 2018

Як закуповувати ефективно? Розглянемо фактори, що впливають на оцінку закупівлі

Перш за все визначимо, що таке закупівля та її цілі. Закупівля — процес пошуку, узгодження умов і придбання товарів, послуг або робіт із зовнішнього джерела, часто шляхом проведення тендерів або конкурсних торгів.

Рішення про покупку основані на факторах доставки, обробки, граничної вигоди і коливання цін ринку. Компанії йдуть від практики — купити в умовах дефіциту, для цього налагоджують прогноз, і проводять більше аналізу на етапі підготовки до закупівель. Зарекомендували себе методи економічного аналізу: аналіз витрат і результатів, аналіз витрат і корисності.

Ефективні закупівлі

Ефективна закупівля постачає товари, послуги або роботи за ринковою ціною, порівнюючи — якість, кількість, час і місце розташування контрагента. Комерційні і державні компанії зацікавлені в чесній і відкритій конкуренції бізнесу, тому докладають максимум зусиль, щоб звести до мінімуму ризики шахрайства та змови.

Види закупівель

Закупівлі ділять на дві категорії: прямі та непрямі закупівлі.

Прямі закупівлі пов'язані з виготовленням, включають предмети, що створюють продукцію, наприклад — сировина, компоненти та деталі. В цьому випадку, процес закупівлі — частина управління ланцюгами постачання, і безпосередньо впливають на виробництво і фінансові показники компанії

Непрямі закупівлі забезпечують діяльність компанії, але не пов'язані з виробництвом. Включають товари та послуги від стандартних товарів — канцелярії та машинної оливи, до складних і дорогих продуктів і послуг, таких як — обладнання, консультаційні послуги та послуги з аутсорсингу.

Прямі та непрямі закупівлі


Види

Прямі закупівлі

Непрямі закупівлі


Сировина та виробничі товари

Обслуговування, ремонт та експлуатаційні матеріали, аутсорсинг

Основні товари та послуги


Ф

У

Н

К

Ц

і

Ї

Кількість

Більше

Менше

Менше

Частота

Високе

Відносно високе

Низьке

Значення

Галузеве

Низьке

Високе

Природа

Операційна

Тактична

Стратегічна

Приклади

Нафта в нафтовій промисловості

Мастильні матеріали, запасні частини

Сховища сирої нафти

Фактори ефективної закупівлі

Що допомагає назвати закупівлю успішною? Фактори на які орієнтуються закупівельники в процесі підготовки та реалізації прямих і непрямих закупівель. CIPS, інститут професійного навчання у сфері закупівель, стандарти якого використовує ООН, Всесвітній банк і МВФ, пропонує модель закупівлі «п'яти прав». Модель стала «традиційною формулою» в закупівлях, основні цілі та критерії оцінки показників закупівель за версією CIPS — придбані товари і послуги повинні бути правильної якості, правильної кількості, доставлені в потрібне місце в потрібний час і за потрібною ціною. Альтернативний перелік п'яти прав — змінює фактор "правильне місце" на фактор "правильне джерело", тобто надійний постачальник.

Якісний продукт. Компанія-замовник формує вимоги до продукту — опис, склад, термін, кінцевий термін споживання та інші критерії до закупівлі.

Оптимальна кількість — ознака хорошої закупівлі. Наявність товарів, які компанія не використовує вчасно і навпаки, відсутність товарів, що необхідні — негативно позначається на діяльності компанії.

Мінімальна ціна. Ціновий критерій — ключовий в комерційних торгах і тендерах на товари, послуги, роботи.

Відповідність визнаним стандартам. Як правило, базовий критерій закупівлі, на товар або послугу, що бере участь в подальшому просуванні в циклі виробництва.

Доставка за розкладом. Бізнес цінує, коли прогнози збуваються, а це можливо, коли контрагент погоджується на терміни замовника.

Надійний постачальник. Закупівельники шукають контрагентів, з'ясовують репутацію, позицію на ринку, потім служба безпеки перевіряє відомості про можливого партнера — справжність документації, та інші факти, що можуть вплинути на результат співпраці.

Критерії описані за черговістю, але кожен з них однаково важливий для закупівлі.

Компанія Ardent Partners, яка спеціалізується на дослідженнях для бізнесу, в одному зі звітів зазначила, що середній відділ закупівель керує 60,6% всіх витрат підприємства. Ця стаття витрат зазвичай називається «витрати під управління» і відноситься до відсоткової частки від загальних витрат компанії, включає всі прямі і непрямі витрати, якими управляє або на які впливає організація закупівель. Середній закупівельний відділ також домігся щорічної економії в 6,7% в останньому звітному циклі, набрав 52,6% від його адресних витрат і має коефіцієнт відповідності з контрактом 62,6%.

Закупівлі та фінанси

Закупівлі завжди пов'язані з витратами, в той час як фінансові відділи компаній націлені на економію грошей. "Ідеальна" картинка відділу фінансів — компанія скорочує витрати і збільшує прибуток. Тобто з одного боку компанія зацікавлена в якісному товарі, з іншого в мінімальних витратах. Така природа корпоративного опору відділів закупівель і фінансів. Проте роль закупівель в компанії зарекомендувала себе як та, що здатна економити кошти компанії, не просто забезпечуючи товаром, а закуповуючи товар і послуги ефективно за факторами — якість, кількість, ціна, стандарти, час, місце, постачальник.

Як провести ефективно закупівлю в системі RIALTO?

Фактори, описані вище, мають значення в закупівлі будь-якого товару, послуги або робіт. У свою чергу для ефективної закупівлі в системі Rialto або в іншій системі необхідна грамотно складена тендерна документація. Це означає, що не достатньо прописати технічні критерії предмета закупівлі, важливо внести ясність між постачальником і замовником про терміни постачання, умови оплати, оскільки постачальник відмовиться підписувати договір на неприйнятних для нього умовах.

Для того, щоб якісно скласти тендерну документацію потрібно відповісти на наступні питання:

  • Що купуємо?

  • У кого купуємо?

  • Коли і де готові забрати куплене?

  • Як оплатимо?

  • У якому вигляді і на що конкретно хочемо отримати пропозиції?

Правильно поставлене запитання — 80% потрібної відповіді

Відповіді на ці питання, як правило, заповнюють наступні розділи тендерної документації:

  • Опис предмета закупівлі - вимоги до предмета закупівлі.

  • Вимоги до постачальника - кваліфікаційні вимоги.

  • Умови оплати та постачання.

  • Правила подачі пропозиції та порядок їх розгляду.

  • Типові договори та пропозиція (за бажанням).

Склавши якомога детальніший опис за цими розділами, ви створите більш прозорі та прогнозовані умови для майбутнього постачальника і тим самим розвантажите себе від питань щодо оголошеної закупівлі. Також це вплине на якість поданих пропозицій.

Чим більше буде вкладено в тендерну документацію, тим менше буде витрачено зусиль на етап кваліфікації та відбору потрібної пропозиції серед отриманих. А значить, що в цілому Ви менше часу витратите на закупівлю і більше заощадите грошей.