Назад до каталогу статей
Новини

Комунікація з постачальником

18 Квітня 2018

Як спілкування допомагає замовникам проводити успішні тендери

18 квітня за підтримки Укрпошти команда ProZorro провела бізнес-сніданок за участі замовників, постачальників та представників МЕРТ, АКМУ. Тема дискусії — комунікація учасників та замовників публічних закупівель, зокрема питання організації спілкування до оголошення тендеру, законодавчі норми та реальні кейси успішних закупівель з попередніми консультаціями.

Спікери заходу: Василь Задворний, директор ДП “Прозорро”, Наталія Шимко, заступник директора департаменту регулювання публічних закупівель МЕРТ, Надія Бігун, директор департаменту конкурсних торгів ПАТ “Укрпошта”, Світлана Панаіотіді, державний уповноважений Антимонопольного комітету України. 

Василь Задворний, директор ДП “Прозорро” розпочав захід виступом “Як комунікація з потенційними постачальниками полегшує життя замовника”.

Означив два головні стереотипи у публічних закупівлях:

  1. Зустріч з бізнесом = змова.

  2. Спілкування з бізнесом = шквал перевірок.

Спікер пояснює, спілкування:

  • Зекономить час замовнику на підготовку тендерної документації. 

  • Обговорення тендерної пропозиції необхідне для уточнення умов. 

  • Покращить розуміння закупівлі.

Зустрічі з постачальниками вже проводять такі замовники: 

Укрпошта, Укргазвидобування, Енергоатом, Нафтогаз Україна.

Василь Задворний також радить замовникам перед початком роботи з закупівлями — вивчати ринок. Наприклад, переглядати попередньо потенційних постачальників по коду класифікатора CPV у системі bi.i, або запросити відомості у майданчика. Важливо створити власні бази учасників для зручності роботи надалі. Один з важливих факторів успішної закупівлі — чітко прописана тендерна документація, адже так легше буде отримати якісний продукт по тендеру.

Золотий трикутник співпраці у закупівлях:

Держава —  адміністрування, встановлення правил.

Бізнес —  постачальники та майданчики.

Громадянське суспільство — контроль.

Ідеологія співпраці між компонентами трикутника зменшує та навіть запобігає конфліктам в закупівлях.


Наталія Шимкозаступник директора департаменту регулювання публічних закупівель МЕРТ розповіла про онлайн-інструменти для роботи з закупівлями та відповіла на питання чи переслідується законом така комунікація поза Системою ProZorro.

Отже, Ст. 22 Закону про публічні закупівлі допомагає визначити роботу замовника під час проведення закупівель. У свою чергу, Лист МЕРТ №3304-06/48844 від 28.12.2017 "Щодо передумов здійснення закупівель" містить таку інформацію: “Замовники можуть попередньо здійснювати маркетингові дослідження, вивчення ситуації на ринку, моніторинг комерційних пропозицій потенційних постачальників, як з відкритих джерел, так і безпосередньо консультуючись з ринком”. Звертаємо увагу, що листи Міністерств не встановлюють норм права, носять виключно рекомендаційний та інформативний характер.

Консультації з ринком допустимі!

Комунікація до оголошення закупівлі — нормальна практика професійних закупівельників в бізнес-установах. Практика комунікації поступово переходить і в публічні закупівлі, тому регулюючі органи проводять роз’яснювальну роботу з цих питань.

Для чого консультації?

Щоб правильно виписати характеристики предмету закупівлі.

Як проводити такі консультації з ринком?

Відкрито — написати на сайті замовника, протокольно, якщо це передбачає регламент. 

Запрошуйте конкурентів — це забезпечить замовників точною інформацією.

Діліться результатами — оприлюднюйте на сайті, щоб інші постачальники, які не потрапили на зустріч теж мали шанс ознайомитись з інформацією.


Надія Бігун, директор департаменту конкурсних торгів ПАТ “Укрпошта” у виступі зосередила увагу на міфах та реальності в організації спілкування з постачальниками.

Міф №1

Вислів “Закон забороняє” в законі Про публічні закупівлі наразі зустрічається всього три рази, а саме у статтях 2, 18, 36. 

Імперативне право — заборонено усе, що не дозволено

Є речі, які в законі не визначені, проте є основні принципи, що прописані Ст. 3 основного закону. Наприклад, питання — як визначити очікувану вартість, прямо не визначено у законодавстві. Тому кожна компанія-замовник має сама відповісти на питання. Як Укрпошта вирішувала ці завдання?

Три основних питання в процесі закупівлі

  1. Як сформувати технічне завдання та кваліфікаційні критерії?

Ініціатор закупівлі зазвичай самостійно не готує ТЗ, він просить про допомогу постачальників з якими працює або копіює з чийогось тендеру.

Таким чином ТЗ зазвичай “заточене” під певне рішення. Тому: 

  • Найкращий спосіб виписати максимально конкурентне ТЗ — обговорити його ринком.

  • Проводити відкриті зустрічі з постачальниками (анонсом на сайті, в Facebook-сторінці підприємства). 

  • Обов’язкова участь ініціатора.

  1. Як вирахувати очікувану вартість?

Положення про тендерний комітет містить вимогу, що очікувана вартість не може перевищувати середню ціну 3-х пропозицій. Через це розрахунок надає ініціатор разом з заявою на тендер.

  1. Як забезпечити участь постачальників в тендері?

При організації зустрічі треба, щоб учасники зустрічі мали однакову інформацію.  

Страх невідомого

Психологічно закупівельник надає перевагу постачальнику, з яким був досвід співпраці в минулому. Вимоги до кваліфікації зазвичай значно завищені, щоб убезпечити замовника від “несподіванок” з недобросовісним постачальником. Також звичайна практика запросити у постачальника:

  • Лист-відгук від інших замовників за аналогічними договорами. 

  • Забезпечення виконання договору.

Людський фактор

Основна причина відхилення пропозиції — помилки, пов’язані з оформленням пакету документів. Доля “прокладок” активно зростає, як результат Держава переплачує за вміння підготувати повний пакет документів. Тому: 

  1. Контактний телефон повинен відповідати. Укрпошта залишає мобільний не члена тендерного комітету, що впливає на рішення, а особи що відповідає за конкурентність на торгах. 

  2. Створили окремий лист з переліком усіх довідок, що мають бути надані у складі пропозиції.

Будуємо довіру

Страхи учасників:

  • запрошують аби щоб “постояв”,

  • попередній негативний досвід,

  • затримки в оплаті,

  • перевірки правоохоронців у зв’язку з перемогою в тендері … . 

Вихід з такої ситуації: 

  1. Формуємо реєстри потенційних постачальників, робимо розсилку та телефонні дзвінки з запрошенням до участі в тендері.

  2. Призначаємо окремого менеджера по роботі з постачальниками, який відповідає за конкуренцію в торгах.

  3. Збираємо зворотній зв’язок через  Dozorro.


Світлана Панаіотіді, державний уповноважений Антимонопольного комітету України розповіла Як замовнику уникнути скарг на умови закупівлі. 

Важливо визначити, які державні установи за що відповідають в публічних закупівлях. 

Функції колегії Антимонопольного комітету України

  1. Приймає рішення про прийняття скарг до розгляду/ залишення без розгляду /припинення розгляду. 

  2. Розглядає скаргу протягом 15 робочих днів.

  3. Перевіряє закупівлю за інформацією поданою в скарзі та електронній системі.

  4. Може зобов’язати Замовника внести зміни в тендерну документацію.

  5. Може зобов’язати Замовника скасувати рішення про відхилення.

  6. Може зобов’язати Замовника скасувати допущення до аукціону чи відхилення до допущення.

  7. Може зобов’язати Замовника відмінити процедуру.

  8. Може зобов’язати Замовника скасувати рішення про визначення переможця.

Функції системи ProZorro

  1. Формує реєстраційну картку скарги.

  2. Надсилає скаргу Замовнику та Колегії АМКУ.

  3. Призупиняє електронний аукціон.

  4. Не оприлюднює договір та звіт про результати закупівлі.

  5. Оприлюднює рішення, прийняті Колегією АМКУ.

  6. Надсилає повідомлення Замовнику та Скаржнику.

  7. Призначає нову дату та час електронного аукціону.

похожие новости
Новини
Огляд новин з 18 –24 вересня
Новини
Цікава довідка про найстарішу аукціонну компанію Drouot та про її незвичайні лоти