Для усіпшної роботи з тендерами рекомендуємо призначити не менше двох осіб для роботи у системі, тим паче, якщо заплановано участь у великій кількості закупівель. Це дозволить одному працівнику готувати і надсилати документи для участі у торгах, а іншому займатися аналітикою (проводити аналіз попередніх тендерів, визначити, хто є конкурентами, за якими цінами вони виграють, у яких процедурах беруть участь) та розробляти стратегію участі у тендерах.
1. Вивчіть партнерів
Перевірте чи виконує замовник всі умови договорів, особливо оплати за тендерними договорами. Також варто проаналізувати, як часто і чому замовник скасовує тендери вже після аукціону тощо. Також дана рекомендація стосується вибору електронного торговельного майданчика. Тому врахуйте зручності інтерфейсу, доступних послуг. Наприклад, функціонал електронного кабінету майданчика E-Tender.ua унікальний та допомагає бізнесу ефективно працювати з тендерами – створити власну структуру компанії та її підрозділів, розподілити права в кабінеті між керівниками, призначити або змінити менеджера, контролювати статус подачі пропозицій та участі в аукціоні, формувати персональні шаблони пошуку закупівель для різних підрозділів.
2. Спілкуйтесь з замовниками у системі
Не варто соромитися ставити питання – усі питання/відповіді зберігаються в системі та є доступними для всіх користувачів системи для перегляду у будь-який час.
3. Вчасно подавайте документи
Не варто відкладати подання пропозиції до останнього моменту. Система налаштована таким чином, що якщо ціни пропозицій учасників збігаються, то останнім право ходу в аукціоні матиме той, хто найраніше подав пропозицію.
4. Сформуйте ціну пропозиції
Найнижча ціна – запорука виграшу. Процедура тендеру побудована за такою логікою, що останній хід кожного раунду робить той учасник, який подав пропозицію з найнижчою ціною. При цьому, система або приймає попередню ціну без змін, або її зниження на суму кроку аукціону, визначеного замовником.
ВАЖЛИВО!
Питання учасників є анонімними до закінчення аукціону та лише у вигляді тексту (додаткові файли не можуть підвантажуватися). Натомість замовник відповідає на всі питання у системі та за потреби завантажує додаткові файли (наприклад додаткову технічну інформацію, фото).
5. Контрольна перевірка
Для того, щоб реально змагатися за тендер, переконайтесь у вашій реєстрації саме як учасника, а не спостерігача.
6. Перевірте час початку аукціону
Варто забезпечити стабільний доступ до мережі Інтернет на час аукціону, зараз також можливо брати участь в аукціоні через смартфони.
7. Без паніки
Не панікуйте, якщо конкурент ставить нереально низьку ціну. Це не повинно зумовлювати негайний вихід з аукціону, оскільки досить ймовірно, що під час розгляду пропозиції такого “демпінг-учасника” замовник може відхилити пропозицію як таку, що не відповідає умовам тендеру. Тоді замовник розглядатиме наступну кращу за ціною пропозицію і це може бути саме ваша пропозиція.
Для довідки
ProZorro — електронна система публічних закупівель, яка забезпечує створення, розміщення та публікацію тендерів онлайн, обмін між учасниками торгів інформацією та документами в електронному вигляді, доступність для аналізу та громадського контролю.
Статті за темою
За матеріалами проекту “Гармонізація системи державних закупівель в Україні зі стандартами ЄС” www.eupublicprocurement.org.ua.
