Для закупівельника комерційної сфери майданчик Е-Tender - гнучкий інструмент для управління закупівельною діяльністю підприємства. Кожній компанії доступний широкий набір функцій, які індивідуально можна налаштовувати під їхню специфіку і процеси. Серед найосновніших такі:
- 6 видів типів процедур закупівель, закритий і відкритий способи проведення закупівлі, різна логіка проведення торгів, налаштування параметрів аукціону та ін.
- Нецінові критерії закупівлі, попозиційні торги, торги по приведеній вартості.
- Управління оргструктурою підприємства / холдингу. Рольове управління кабінетом закупівельника (ініціатор, закупівельник, служба безпеки, аудитор, технічний експерт, категорійний менеджер, оператор облікової системи).
- Різні види звітів, дашборда-аналітика.
Детальніше про інші можливості налаштування кабінету закупівельника.
Але, як показує практика, при наявності однакової функціональності компанії й їхні закупівельники показують різні результати. І навіть у компаній з однієї галузі може кардинально відрізнятися успішність проведених закупівель. Нас це питання суттєво зацікавило, і, щоб розібратися в причинах, Е-Тендер провели аналіз серед своїх клієнтів і потенційних замовників, які тестували наш продукт.
В процесі, ми прийшли до того, що основна частина питань пов'язана з організаційним чинником. Це – відсутність або старі версії непрацюючих регламентів/положень проведення закупівель на підприємстві, не налагодженість внутрішніх процесів для здійснення закупівель, відсутність у закупівельників ключових показників ефективності та прив'язки їхньої роботи до результатів тендерів. А також – недостатня кваліфікація фахівців для використання широкої функціональності системи, відсутність інтеграцій між ERP-системою, тендерною системою, внутрішнім і зовнішнім документообігом компанії.
Для вирішення усіх цих питань в команді E-Tender є компетентні фахівці й успішні кейси побудови автоматизації закупівельної діяльності у великих компаніях. Ми зібрали універсальні рекомендації, які допоможуть кожній компанії незалежно від їхньої стадії розвитку, розміру або галузі проводити успішно через систему комерційних торгів на майданчику Е-Тендер закупівлі будь-яких товарів, послуг або робіт.
Поради Е-Тender як провести успішну закупівлю
Вимога до закупівлі має бути конкретною й достатньою
Не треба ускладнювати тендерну документацію так, як це часом виглядає в державних (публічних) закупівлях. Але, і не намагайтеся надмірно спростити умови участі. Пам'ятайте, що учаснику потрібно знати, який перелік документів буде достатнім для розгляду його кандидатури, а вам – для чесної оцінки пропозицій. Найчастіше такими документами є специфікація на товар, дефектний акт або технічне завдання. До них же допоможе прив'язати типові договори та інші організаційні вимоги.
Давайте зворотній зв'язок не тільки переможцю, а й аргументовану відповідь тим учасникам, яким відмовили
Не відхиляйте без пояснень. Зворотній зв'язок дуже важливий, він дозволить учасникам виправити та зрозуміти свої помилки і більш ретельно підготуватися до ваших торгів.
Не розуміючи причину і отримуючи щоразу відмову, багато учасників НЕ йдуть в тендери до «мовчазного» замовника. Адже участь у тендері для них перетворюється на марну трату часу. Закупівельник також програє, адже аукціонний спосіб проведення закупівлі має на меті конкуренцію і чим більше учасників, тим краще.
Та не бажання спілкуватися з потенційними кандидатами і реальними учасниками тендеру, також може свідчити про небажання проводити закупівлі в електронній системі. Про це та інші способи саботажу майданчиків ми раніше описали в статті.
Об'єднуйте потребу в закупівлі за одним предметом за більший період
Краще спланувати закупівлю на довший період (місяць, квартал, півріччя). Адже, часто для оптового покупця дається більша знижка.
За можливості, не вказуйте конкретну марку товару. Правильно вкажіть вимоги до аналогів товару
Під час закупівлі товару краще вказувати його технічні характеристики, а не конкретну марку або модель. Таким чином ви зможете отримати пропозицію з більш широким асортиментом товару, який є у постачальників і вибрати краще за ціною і якістю.
Якщо готові розглянути аналоги товару, попросіть постачальників додати відповідну документацію на товар (сертифікат якості, паспорт продукту, гарантійні листи від виробників на відповідність комплектуючих та ін.). У складі пропозиції, це допоможе відсіяти невідповідні пропозиції.
Розбивайте закупівлю на лоти або позиції
Якщо поставку товару плануєте за різними адресами (містах або регіонах), краще створити закупівлю з розбивкою на лоти, де кожен лот – окрема адреса. У такому випадку логістика не вплине істотно на вартість товару.
Ця порада підійде, коли для компанії немає умови, аби контракт був укладений тільки з одним постачальником за однією процедурою. Та у багатолотовій закупівлі на кожен лот можуть подаватися різні постачальники. На Е-Тендер також доступна опція закупівлі на кожну позицію, коли учасник може подати пропозицію на окрему позицію в лоті. Функція «попозиційні торги» сприяє відбору учасника з мінімальною ціною за кожною позицією багатопозиційного тендера. Досвід одного з наших користувачів читайте у статті.
Вказуйте основні умови оплати і поставки
Обов'язково вказуйте умови оплати за товар, які передбачені договором поставки. Якщо готові розглянути альтернативні умови, попросіть постачальників додати інформацію в складі їх комерційної пропозиції на майданчику. Також, ця умова може стати неціновим критерієм, про конструктор згадуємо у статті далі.
Вкажіть у закупівлі також бажані терміни поставки товару, аби постачальник попередньо забезпечив наявність його на складі.
Позначте загальний код предмета закупівлі
При визначенні предмета закупівлі, необхідно вибрати код класифікатора (в системі використовується єдиний закупівельний словник ДК 021: 2015). Рекомендуємо вказувати код трохи ширше, щоб закупівля потрапляла до максимальної кількості постачальників, через розсилання повідомлень про публікацію нових тендерів і у фільтри її пошуку.
Вкажіть актуальні дані контактної особи
Обов'язково вкажіть на сторінці тендера контакт фахівця, який зможе відповісти на запитання постачальників щодо деталей закупівлі.
Вказуйте очікувану вартість в прив'язці до іноземної валюти
Якщо купуєте товар іноземного виробництва, обов'язково додайте можливість вказати цінову пропозицію у валюті або прив'язці до неї, щоб при зміні курсу, цінова пропозиція була актуальною. На майданчику Е-Тендер також реалізована інтеграція з системою НБУ для щоденного оновлення інформації по курсам валют.
Вказуйте гранично-очікувану вартість закупівлі
У системі передбачена можливість публікувати закупівлю без вказівки бюджету.
У такому випадку, постачальники можуть подавати цінові пропозиції з будь-якою сумою (на відміну від ситуацій, коли тендер вже з початковою ціною і учасник не може подати пропозицію вище ціни, зазначеної в закупівлі як очікувана вартість). Але, якщо для закупівельника строго узгоджений бюджет закупівлі та його межі, краще про це відразу вказувати в тендері. Це дозволить уникнути подачі пропозицій, які перевищують бюджет і стануть зайвою витратою часу на їхній розгляд.
Скористайтеся неціновими критеріями
Коли у закупівлі складний або спеціалізований характер (наприклад, закупівля консультаційних послуг, наукових досліджень, експериментів або розробок, дослідно-конструкторських робіт), важлива ціна разом з іншими критеріями оцінки. Так, зокрема, з такими як: умови оплати, термін виконання, гарантійне обслуговування, експлуатаційні витрати та ін.
У системі реалізований конструктор нецінових критеріїв, з яким замовник може задати додаткові якісні характеристики складних предметів закупівлі, а також вказати їх критичність. Це дозволить учаснику розуміти не тільки додаткові характеристики кожної позиції, але і критичність кожного критерію для замовника. Чи впливатиме набір нецінових критеріїв на наведену ціну закупівлі – організатор торгів вирішує сам. Адже функціонал майданчика дозволяє налаштувати гнучко формулу наведеної ціни, яка може включати нецінові критерії як параметр, чи ні.
Проводьте аналіз над помилками
Не помиляється той, хто нічого не робить. Завжди діліться власними висновками з менеджерами майданчика, більш того вимагайте допомогти в аналізі ваших закупівель. Підтримуйте контакт із менеджером, адже часто саме він в процесі пошуку постачальників, отримує цінні відгуки про те, чому постачальники ігнорують ваші закупівлі. Також, менеджер може поділитися досвідом проведення успішних закупівель в інших компаніях.
Приєднуйтесь до нас, наші професіонали допоможуть вам.
Ми в:
• Уoutube
До вашої уваги відео-інструкції:
- Кабінет Учасника закупівель на тендерному майданчику для комерційних закупівель Е-Tender.ua
- Кабінет Організатора закупівель на тендерному майданчику для комерційних закупівель E-Tender.ua
Пропонуємо прочитати також статті:
- Закупівля через попозиційні торги
- Система комерційних тендерів E-Tender стає все більш затребувана
- Англійський інтерфейс для іноземних постачальників на E-Tender для комерційних закупівель
Для роботи на майданчику E-Tender слід пройти реєстрацію.
Якщо виникають запитання, телефонуйте до нас:
т.: 044 223 68 92 / 067 550 53 84
або пишіть:
e-mail: o.nevolnyk@e-tender.ua, Commerce@e-tender.ua
