Зустріч Клубу Закупівельників 24 квітня відбулась за участі експерта Сергія Довгаленко, почесного члена СIPS, директора з закупівель Etihad. Виступ спікера “Інструменти отримання і реалізації економії в стратегічних закупівлях” розкрив питання важелів впливу на економію, визначив джерела економії та поняття додаткової цінності.
Отже, основу управління економією компанії складають такі дії:
Визначити і спланувати: принципи обліку економії, план економії по категорії, узгодити план економії;
Забезпечити економію — власне, користуватись інструментами;
Відстежити: скорегувати бюджет, відстежити економію.
Важелі впливу на економію
Для успіху закупівель важливі деякі не зовсім на перший погляд очевидні речі, як от довіра постачальника. Важливо йти на зустріч діловому партнеру та навіть шукати точки перетину інтересів, щоб мати додаткові переваги для компанії. Наприклад, якщо ви знайдете час на аналіз бізнес-процесів та виробництва постачальника, будете уважні та зможете надати вчасну та потрібну пораду щодо оптимізації ланцюжка постачання, то безперечно зможете претендувати на більш лояльні умови співпраці, знижку, тощо. Розуміти та спілкуватись з постачальником означає викинути зайве, а отже економити гроші партнеру та собі. Таким принципам роботи з постачальниками користуються наприклад, авто-виробники та компанія Apple.
Провідні інструменти стратегічних закупівель: консолідація потреб, зниження циклу володіння та впровадження в цикл закупівель постачальників.
Джерела економії — та як реально економити
За рахунок історичної ціни - нижче, ніж в минулому році.
Ціна нижче, ніж запланована.
Зменшити специфікації - замовити менше, ніж спочатку планувалося без втрати продуктивності.
Як запобігти витратам?
Правильна відповідь — попередити їх! Запобігання витратам — м'яка економія, закупівельники мають тримати на контролі не тільки якість товару, але й зазделегідь закласти статті на такі витрати:
1-2% на швидку заміну товару. Не можна сказати, що це пряма економія, але ви заощадите час та зменшите невдоволення клієнтів.
Аванс для технічних фахівців, які до підписання договорів на поставку порівняють технічні вимоги до предмету закупівлі — технології, програмного забезпечення чи техніки до витрат. Справа в тому, що закупівельники ставлять питання до постачальників та внутрішнього замовника з фінансовим ухилом, щоб зробити бюджетну оцінку, але не технічну. Проте саме технічна характеристика ключова.
Довгострокова економія включає роботу закупівельника над умовами співпраці з постачальниками над довгостроковим контрактом, над збільшенням поставки, що оптимізує грошовий поток, над збільшенням термінів оплати з 30 днів до 60 наприклад.
Інструменти розширеної стратегії закупівель
Умови оплати — чим більше платити потім, тим гірше для постачальника.
Спосіб оплати — знайти найбільш вигідний спосіб, щоб не переплачувати комісію.
Навчання — сертифікація фахівців від постачальників виходить практично безкоштовною.
Коригування ціни.
Витрати на відрядження.
Зберігання та розподіл.
Ремонт і повернення.
Кожен з пунктів дозволяє заощадити за рахунок ефективного розподілу ресурсів компанії.
Як створити додаткову цінність?
Прибуток відділу закупівель існує і монетизується коштом:
Обов’язків щодо прибутку.
Бартером.
Маркетинговим партнерством.
Комісією від продажу.
Соціальною відповідальністю.
Щоб оперувати важелями створення цінності компанія Ernst&Young рекомендує аналізувати потреби закупівель на етапах реалізації, впровадження навіть на етапі ланцюга постачання. Сергій Довгаленко підсумував, що головне в пошуках механізмах економії визначити, як те, що ви впроваджуєте чи закуповуєте впливає на фінансову звітність.
