УЧАСТЬ У ДЕРЖТЕНДЕРАХ:МОМЕНТИ, ВАЖЛИВІ ДЛЯ БІЗНЕСУ
Іванна Мельник, директор торговельного майданчика Е-Tender.ua
Стаття опублікована у журналі «Довідник економіста» № 12 на сторінці 70. Журнал «Довідник економіста» - фахове видання для бізнесу. Висвітлює актуальні теми: аналіз і планування, управлінський облік, бюджетування, ціноутворення, оптимізація оподаткування, МСФЗ. У статтях максимально є числові приклади, таблиці, схемами та діаграмами. Розповідають також про автоматизацію повсякденної роботи економістів та фінансистів, практичне використання професійного програмного забезпечення (Місrosoft Excel, 1С та інші).
Окремо увага приділена і темам для аграрного бізнесу. Так, зокрема, обліку та аналізу витрат на проведення посівної кампанії, витратам на утилізації відходів сільськогосподарського підприємства, сільськогосподарським дотаціям та оренді земель сільськогосподарського призначення.
Детальніше про видання та його передплату читайте за посиланням https://mediapro.ua/product/dovidnik-ekonomista-0?fbclid=IwAR1eI_yi_Q_By501D_35Xoh2MZzdM9-1D7K_0OrVrtulD8yOuqKDIgTl_-k
У XXI столітті боротьба за клієнта ведеться на полях електронного простору, і цим уже нікого не здивуєш. Сьогодні будь-який український підприємець або постачальник може взяти участь в тендері на електронному майданчику та отримати солідне замовлення. Однак ця можливість з’явилася порівняно недавно, тож нові інструменти ведення бізнесу відпрацьовані не усі.
В Україні немає, напевне, жодного замовника або постачальника, які б не чули про систему ProZorro. А останнім може стати не тільки юридична, а й фізична особа, зокрема, й індивідуальний підприємець. Правила ті самі.
ProZorro — один із тих державних проектів, який стрімко спромігся досягнути поставленої мети, а також міжнародного визнання. Ця система працює не одна, а через електронні майданчики, які є відправною точкою у тендері. Сьогодні на прикладі одного з акредитованих майданчиків системи ProZorro Е-Tender.ua розкажемо про нюанси участі у держтендерах.
Про що говорить законодавство?
Головним законом, який визначає правила проведення тендерів, є Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII. Зокрема, він встановлює саме ту вартість предмета закупівлі, з якої держзамовники проводять процедури закупівлі у системі. Отже, якщо вартість предмета закупівлі товару та послуги у замовника дорівнює або перевищує 200 тис. грн, а робіт — 1,5 млн грн, він оголошує тендер. Якщо вартість товару чи послуги дорівнює або перевищує 1 млн грн, а робіт — 5 млн грн, компанія-замовник, що здійснює діяльність в окремих сферах господарювання, проводить закупівлі через систему.
За Законом державні замовники можуть проводити у системі також ті закупівлі, які мають меншу вартість предмету з наведених.
Що отримує бізнес від участі у держтендерах?
Ставши учасником державних закупівель, постачальник відкриває для себе нові ринки збуту, зокрема й регіональні. Наприклад, перебуваючи у Вінниці, він може здійснити продаж замовнику, який перебуває в будь-якому іншому куточку. Завдяки участі у державних тендерах постачальник зможе оцінити рівень конкурентоспроможності свого бізнесу і вийти на новий етап його розвитку. Крім того, з часом він дізнається про можливості своїх конкурентів та вивчить потреби свого замовника. Але для того, аби участь у публічних закупівлях приносила прибуток, слід розуміти правила гри, які сформувалися, зокрема із впровадженням електронної системи закупівлі. Приміром, тільки за цей рік у системі зафіксовано більше 190 тисяч процедур, більше 42 тисяч учасників та 2,28 тисяч поданих пропозицій. Кількість організаторів сягає більше 13 тисяч державних компаній.
Щодо предметів продажу, то найчастіше проводять закупівлю таких позицій:
1) палива, нафти, вугілля і нафтопродуктів;
2) будівельних робіт;
3) фармацевтичної продукції;
4) комп’ютерного обладнання та приладдя;
5) продуктів харчування;
6) конструкційних матеріалів та супутніх виробів;
7) частин та приладдя до транспортних засобів та їх двигунів;
8) залізничних та трамвайних локомотивів і рейкового рухомого складу та супутніх деталей;
9) машини, що виробляють та використовують механічну енергію;
10) меблів.
Хто є покупцями Prozorro?
Ще до появи електронної системи найбільшим покупцем була держава в особі окремих підприємств. На сьогодні картина залишається такою ж. Постачальники можуть дізнатися наперед, що будуть купувати державні компанії у 2019 році, в якому місяці початок закупівлі, яка очікувана вартість товару. Така інформація є у річних планах закупівельників, які вони обов’язково розміщують на майданчику. Звертаємо увагу, що річні плани закупівель — це корисна інформація для бізнесу. Оскільки постачальник може заздалегідь підготуватися до участі в тому тендері, що цікавий саме йому, а також до участі у тендерах масштабних і високовартісних, для чого потрібні певні виробничі потужності.
Приміром, замовники вже активно публікують свої річні плани на 2019 рік, з ними можна ознайомитися на майданчику у розділі «Плани Prozorro» (рис.).
Крім того, в системі підприємець має можливість переглянути інформацію про конкретного замовника, його закупівлі, проаналізувати, як часто і чому він скасовує тендери вже після аукціону, з ким укладав договори тощо.
Рис. Плани Prozorro
Важливі поради щодо участі в тендерах
Порада 1. Сформуйте команду спеціалістів, що відповідатимуть за участь у тендерах. Обов’язково регламентуйте їх обов’язки. Best practices успішних учасників у Prozorro показує, що склад такої команди може бути таким, який показано в таблиці. Зазначимо, що цей список, залежно від специфіки організації учасника, може бути доповнений або ж скорочений.
Хто | Чому | Інструменти майданчику Е-Тender.ua |
| Спеціаліст, що відповідає за моніторинг тендерів (актуальних та тих, де організація взяла участь) та їх відповідний аналіз на предмет можливої участі (залежно від можливостей організації, можуть бути різні працівники) | Кожного дня на майданчиках публікується близько 1500 нових тендерів | На майданчику є можливість налаштувати функцію «Підписка» — сповіщення про публікацію нових тендерів за:
|
| Замовник у відведений законом строк має можливість вносити зміни в умови тендеру та тендерну документацію | Для того, аби знати про зміни та підготувати тендерну пропозицію (ТП) із дотриманням оновлених чи додаткових вимог замовника, на майданчику реалізовано дві окремі функції: 1. «Обрані закупівлі». Функція, яка допоможе учаснику дізнатися про зміни, внесені замовником до закупівлі, що його зацікавила, в цілому, а також відібрати у свій список саме такі закупівлі. В цьому реєстрі обраних закупівель майданчик позначає закупівлі, до умов проведення яких замовник вніс зміни. 2. Якщо учасник раніше подав пропозицію на тендер, в який згодом внесли зміни, така пропозиція деактивується. Система сповіщає учасника про необхідність внести зміни в пропозицію, якщо зміни в ТЗ вплинуть на необхідність зміни в ТП | |
| Публікація запитань/вимог/скарг | Публікувати їх можна тільки у встановлений законом строк. Ця інформація доступна на майданчику за кожним окремими тендером. Крім того, за результатами відповідей замовника на запитання чи органу оскарження на скарги система надсилає сповіщення | |
| Юрист | Юрист, зокрема, але не винятково, бере участь у вичитуванні тендерної документації, формуванні запитань/вимог/скарг щодо тендерів | Дія відбувається поза системою |
| Спеціаліст, який відповідає за підготовку тендерної документації (юристи, спеціалісти вузької сфери предмета закупівлі) | Такий спеціаліст, зокрема, але не винятково, бере участь у вичитуванні тендерної документації, формуванні запитань/вимог/скарг щодо тендерів | |
| Особа, що відповідає за розміщення тендерної пропозиції в системі та участь в аукціоні | 1. Аби брати участь у тендері, користувач повинен мати кошти на аналітичному рахунку (участь в тендерах є платною згідно з постановою КМУ від 24.02.2016 р. № 166). 2. У разі подання тендерної пропозиції необхідно вносити відомості в електронну веб-форму, завантажувати файли, а в окремих випадках (за вимогою замовника в ТД) підписувати ТП єдиним цифровим підписом. 3. У день та час визначений системою, учасники можуть взяти участь в аукціоні, понизивши свою ціну, подану в складі ТП | Майданчик надішле повідомлення з нагадуванням про аукціон у день, коли він має відбутися та ще одне — за годину до його початку |
- Порада 2. Визначте, які саме замовлення вас цікавлять. Знайдіть на майданчику оголошення про тендер, вивчіть детально тендерну документацію і вимоги замовника. Будьте уважними до всіх дрібниць, оскільки відсутність певного документа або неграмотно складений документ можуть стати на заваді.
- Порада 3. Запитуйте та уточняйте додаткову для вас інформацію та роз’яснення щодо тендерної документації у замовника. Ваші запитання є анонімними до закінчення аукціону та публікуються лише у вигляді тексту. Але замовник відповідає на всі запитання в системі, а за потреби завантажує додаткові документи.
- Порада 4. Якщо ви готові виконати усі вимоги замовника, подавайте заявку на участь. Але не рекомендуємо подання своєї пропозиції відкладати до останнього моменту, адже іноді кількість файлів тендерних пропозицій може сягати кількох десятків, і потрібен час для завантаження їх у систему та відповідно на відправлення до центральної бази даних.
Дещо про функціонал майданчику
Про сучасну систему публічних закупівель упевнено можна сказати: вона набула цінного досвіду використання завдяки учасникам процесу, які першими застосували норми законодавства у сфері електронних публічних закупівель на практиці. Саме завдяки відкритості до співпраці майданчика і учасників у частині зворотного зв’язку, майданчик може зрозуміти, що треба доопрацювати, аби покращити роботу. Prozorro — це жива система, можна сказати, організм, який постійно розвивається, а не просто реформа з чітко визначеними часовими межами реалізації.
Для учасників, які зацікавлені брати участь у закупівлях на всій території України та у великій їх кількості, майданчик має функціонал «Підрозділи організації». Така функція у системі забезпечує можливість:
— створити свою структуру компанії та її підрозділів;
— розподілити права в кабінеті між керівниками підрозділів та їх підлеглими;
— призначити або змінити конкретного менеджера за участь в тендері;
— контролювати статус подання пропозицій та участі в аукціоні;
— сформувати персональні шаблони пошуку закупівель для різних підрозділів.
«Обрані закупівлі» — ще одна функція, яка полегшить роботу постачальнику на майданчику Е-Tender.ua. Завдяки їй можна формувати свій список відібраних тендерів, бачити їх очікувану вартість, статус і період завершення, усі зміни, які до них вносить замовник. До того ж постачальник всю цю інформацію може завантажити окремим файлом Excel і зберегти її.
Окрім того, завдяки впровадженим функціональним сервісам майданчик оперативно повідомляє постачальника про появу нових лотів, а отже, ви не пропустите цікавих пропозицій. Для цього вам слід тільки підписатися на розсилку, визначивши ті сфери діяльності та предмети закупівлі, які цікаві і потрібні саме вам.
Підсумовуючи маємо зауважити, що на початку запуску електронної системи закупівель бізнес не охоче йшов на контакт і не мав повної довіри до неї. Сьогодні ситуація змінилася. Про це свідчить збільшення кількості учасників. І багато хто з них вже впевнився: Prozorro — нова можливість розширити горизонти своєї діяльності.
