В умовах кризи, компанії приділяють особливу увагу питанню зниження своїх витрат. Ідеальна ситуація, коли підприємству вдається мінімізувати операційні витрати, але, в той же час, уникнути вимушеного скорочення штату співробітників і обмеження своєї діяльності. Не відмовляйтеся від ідей подальшого розвитку бізнесу навіть у часи кризи, а почніть використовувати сучасні системи автоматизації та оптимізації бізнес-процесів. Вони допоможуть вам вирішити завдання підвищення операційної ефективності. Для таких цілей були розроблені продукти Групи компаній E-Tech.
Команда Е-Tender (Е-Tender разом e-Docs входять у групу E-Tech) розробила унікальну тендерну платформу і має ряд успішних кейсів з автоматизації закупівель для великих підприємств. Далі розповім про те, як за допомогою сервісів системи Е-Тender можна впорядкувати роботу відділу закупівель у дистанційному форматі, налагодити контроль ефективності закупівель, а за допомогою системи e-Docs автоматизувати складні бізнес-процеси в компанії.
Як налаштувати віддалену роботу відділу закупівель?
Сьогодні всі сфери нашого життя уповільнилися, але не зупинилися. Компанії продовжують закуповувати, працюючи і в дистанційному форматі. Проте, багато хто стикається з проблемою упорядкування віддаленої роботи співробітників, задіяних у тендерних процедурах.
Наше рішення: "упаковка" ієрархічної структури компанії в єдиний електронний кабінет і рольова модель управління закупівлями організації.
Компанія може мати складну структуру: філії, дочірні підприємства і т.д. На електронному майданчику E-Tender будь-яка організація має можливість побудувати свій маршрут проходження закупівлі. На кожному етапі закупівельного процесу (внутрішня заявка на закупівлю, оголошення тендеру, визначення переможця тендеру) можна налаштувати персоналізовані узгодження. Всі рішення приймаються централізовано - у єдиному електронному кабінеті.
Рольова модель управління актуальна, в першу чергу, для організацій з великою кількістю закупівель, в яких задіяні різні фахівці компанії. Гнучкі налаштування дозволяють управляти процесом закупівель: швидко узгоджувати внутрішні заявки на закупівлю, включаючи ті яких не було в плані; погоджувати переможця в тендері з вищим керівництвом і багато іншого.
Компанія здобуває такі переваги:
- Прискорення проведення закупівлі, особливо в частині внутрішнього узгодження.
- Спрощення комунікації між учасниками закупівельного процесу і настройка взаємодії між різними підрозділами.
- Підвищення операційної ефективності за рахунок прозорості в обробці заявок, контролю якості і термінів виконання, розподілу відповідальності.
- Конфіденційність і персональний доступ до інформації про закупівлі та контрактах.
- Спрощення аудиту: оскільки налаштовані всі потрібні функції управління закупівельною діяльністю, виходячи з потреб компанії.
Як відстежувати ефективність закупівель?
Навіть коли компанія використовує сучасну ERP-систему, закупівлі, все одно, проходять по різних каналах. Інформація розрізнена. Це комунікація з контрагентами по електронній пошті, домовленості у телефонному режимі, покупки в інтернет-магазинах та інше. При такому стані справ складно звести показники ефективності. За якими критеріями проводився відбір постачальника? Як порівнювалися ціни? Який бюджет закладено у план, і за яку суму товар куплений в результаті? Найчастіше, не зрозуміло. Немає контролю - підвищуються ризики зловживань.
Наше рішення: на майданчику E-Tender доступні до використання інструменти аналітики і дашборда, а персонально налаштований кабінет, з доступами для керівника, аудитора, фінансового директора, дозволить у будь-який час отримати зріз даних як загальних, так і деталізованих.
Основні критерії ефективності, доступні для аналізу:
· Відсоток економії на закупівлі;
· Середня конкуренція на торгах;
· Швидкість проведення закупівлі.
За бажанням замовника можуть бути додані і інші критерії.
Як автоматизувати складні бізнес-процеси в компанії?
До нас нерідко звертаються і з таким запитом: компанія росте, збільшується кількість бізнес-процесів, зв'язку ускладнюються, як контролювати і вимірювати ефективність нашої діяльності?
Задовольнити такий запит клієнта допоможе наше власне рішення - система електронного документообігу e-Docs.
Система автоматизує будь-які внутрішні процеси компанії: закупівельні, кадрові, договірні, позовні та інші. Буде також автоматизовано зовнішній юридично-значущий документообіг між компаніями.
Для організації, яка має систему електронного документообігу, не стане проблемою віддалена робота співробітників, адже e-Docs вже давно вирішив задачу взаємодії структур і філій організації. Навіть якщо вони знаходяться в різних містах або країнах.
Системи e-Docs і E-Tender тісно інтегровані, тому спільне їх використання дозволить максимально підвищити операційну ефективність вашої компанії.
