Назад до каталогу статей
Стаття від експерта

ЯК ОПТИМІЗУВАТИ ОПЕРАЦІЙНІ ВИТРАТИ КОМПАНІЇ У СЬОГОДНІШНІЙ СИТУАЦІЇ

07 Квітня 2020

Команда Е-Tender розробила унікальну тендерну платформу і вже має ряд успішних кейсів з автоматизації закупівель для великих підприємств. Далі мова піде саме про те, як використовувати сервіси системи Е-Тender для упорядкування роботи відділу закупівель в дистанційному форматі і ефективного проведення закупівель

Віталій Діхтяр, СЕО електронного майданчика Е-Tender

Віталій Діхтяр, СЕО електронного майданчика Е-Tender

В умовах кризи компанії стали особливу увагу приділяти питанню своїх витрат. Ідеальною картиною зараз видається ситуація, коли можна урізати операційні витрати і не скорочувати дорогоцінний людський ресурс, в навчання і розвиток якого багато інвестовано.

Тут на допомогу приходять системи, що дозволяють оптимізувати бізнес процеси компанії. Продукти групи компаній E-Tech давно допомагають вирішувати такі завдання.

Наприклад, до нас часто звертаються із таким питанням, коли з ростом компанії збільшується число співробітників, бізнес процесів, в результаті чого зв'язки між ними ускладнюються. При відсутності в компанії єдиної системи для взаємодії або навпаки, систем, які використовують занадто багато, це призводить, до того що вимірювати ефективність і контролювати процеси без точки їх фіксації стає складно. Для вирішення такого запиту від клієнта на допомогу приходить наше власне рішення – система електронного документообігу e-Docs.

Ця система автоматизує будь-які внутрішні процеси компаній, як закупівельні, кадрові, договірні, претензійно-позовні та ін. А також зовнішні, а саме юридично-значимий документообіг між компаніями. Маючи систему електронного документообігу, віддалена робота співробітників не стала проблемою, адже e-Docs вже давно вирішив задачу взаємодії структур і філій компанії, які можуть перебувати в різних містах і навіть країнах.

Друга проблема, з якою до нас звертаються, як до фахівців на ринку електронної комерції, пов'язана з підвищенням ефективності закупівель. Сьогодні всі сфери нашого життя хоч і сповільнилися, але не зупинилася зовсім, компанії продовжують купувати. Виникає запитання, як в умовах дистанційної роботи впорядкувати роботу співробітників, задіяних в тендерних процедурах і відслідковувати ефективність закупівель, яка вкрай важлива в нинішній економічній ситуації.

Команда Е-Tender розробила унікальну тендерну платформу і вже має ряд успішних кейсів з автоматизації закупівель для великих підприємств. Далі мова піде саме про те, як використовувати сервіси системи Е-Тender для упорядкування роботи відділу закупівель в дистанційному форматі і ефективного проведення закупівель.

Проблема № 1: як налаштувати віддалену роботу відділу закупівель

Рішення

Упаковка ієрархії і структури компанії в електронний кабінет, плюс рольова модель управління закупівлями організації.

На електронному майданчику E-тендер кожна організація має можливість вибудувати структуру своїх юридичних осіб та/або підрозділів в своєму кабінеті з персоналізованими правами для учасників тендерного процесу. Рольова модель управління актуальна, в першу чергу, для організацій у яких багато різноманітних закупівель, в котрих задіяні різні фахівці компанії. Гнучкі налаштування дозволяють управляти учасниками тендерного процесу.

Погоджувати внутрішні заявки, яких не було в плані/бюджеті закупівель або погоджувати переможця в тендері з вищим керівництвом.

Завдяки цьому компанія отримує такі вигоди:

• прискорення проведення закупівлі, особливо в частині внутрішнього узгодження;

• спрощення комунікації між усіма учасниками закупівельного процесу, організація взаємодії між різними підрозділами;

• операційна ефективність за рахунок прозорості в обробці заявок, контроль якості і термінів виконання, розподіл відповідальності;

  • конфіденційність і персональний доступ до інформації щодо закупівлі та контрактами;
  • легкість аудиту. Адже налаштовані і прозорі всі потрібні структури управління закупівельною діяльністю за потребами компанії.

Проблема № 2: контроль ефективності закупівель

Суть 

Навіть коли у компанії є сучасна ERP-система, закупівлі все одно проводяться різними каналами, наприклад, комунікація з контрагентами електронною поштою, домовленості в телефонному режимі, покупки через Інтернет магазини. При такому порядку справ складно звести воєдино показники ефективності й дуже великі спокуси для зловживання.

Сьогодні, в ситуації, що є в країні ризики в зловживаннях особливо великі. Наприклад, за якими критеріями проводився відбір постачальника, як порівнювалися ціни, який бюджет було закладено в план і за скільки в підсумку відбулася покупка і т.д.

Рішення

На майданчику Е-Тендер доступні до використання інструменти аналітики і дашборда, а персонально налаштований кабінет з доступами для керівника, аудитора, фінансового директора дозволить в будь-який час отримати зріз даних як загальних, так і більш деталізованих.

Основні критерії ефективності, доступні для аналізу:

  •  Відсоток економії на закупівлі;
  • Середня конкуренція на торгах;
  • Швидкість проведення закупівлі.

А також багато інших критеріїв можуть бути додані за бажанням замовника.


До вашої уваги відео-інструкції:

Для роботи на майданчику E-Tender слід пройти реєстрацію.

Якщо виникають запитання, телефонуйте до нас:

т.: 044 223 68 92 / 067 550 53 84

або пишіть:

e-mail: o.nevolnyk@e-tender.biz, support@e-tender.ua

схожi новини

Стаття від експерта
Можливості участі в іноземних тендерах із закупівлі товарів і послуг все більше цікавлять представників українського бізнесу. Наскільки реально постачати свої товари в ЄС? На питання СЕО групи компаній Е-Tech Іванни Мельник відповідає консультант ЄБРР Тарас Шимко.
Стаття від експерта
До уваги кейс № 2 про участь української компанії в державному міжнародному тендері. У минулому № 1 ми надали опис того, які вимоги ставить іноземний замовник до учасників, які шанси в української компанії є на участь та перемогу. У цій статті розказали про ще один вдалий на наш погляд досвід участі в міжнародній закупівлі.
Стаття від експерта
Унікальний державний онлайн магазин, який має певні переваги особливо для початківця у публічних закупівлях - електронний каталог. Без зайвих документів та довгих очікувань рішень про переможця, тут в Prozorro Market, постачальник одразу отримує замовлення. Та які важливі моменти при цьому, слід знати бізнесу, нам розповів керівник ДУ «Професійні закупівлі» Андрій Кузьменко. Говорила з яким, Марія Шепель, керівник відділу по роботі з корпоративними клієнтами електронного майданчика «E-Tender» .