Назад до каталогу статей
Стаття від експерта

ЯК ОПТИМІЗУВАТИ ОПЕРАЦІЙНІ ВИТРАТИ КОМПАНІЇ У СЬОГОДНІШНІЙ СИТУАЦІЇ

07 Квітня 2020

Команда Е-Tender розробила унікальну тендерну платформу і вже має ряд успішних кейсів з автоматизації закупівель для великих підприємств. Далі мова піде саме про те, як використовувати сервіси системи Е-Тender для упорядкування роботи відділу закупівель в дистанційному форматі і ефективного проведення закупівель

Віталій Діхтяр, СЕО електронного майданчика Е-Tender

Віталій Діхтяр, СЕО електронного майданчика Е-Tender

В умовах кризи компанії стали особливу увагу приділяти питанню своїх витрат. Ідеальною картиною зараз видається ситуація, коли можна урізати операційні витрати і не скорочувати дорогоцінний людський ресурс, в навчання і розвиток якого багато інвестовано.

Тут на допомогу приходять системи, що дозволяють оптимізувати бізнес процеси компанії. Продукти групи компаній E-Tech давно допомагають вирішувати такі завдання.

Наприклад, до нас часто звертаються із таким питанням, коли з ростом компанії збільшується число співробітників, бізнес процесів, в результаті чого зв'язки між ними ускладнюються. При відсутності в компанії єдиної системи для взаємодії або навпаки, систем, які використовують занадто багато, це призводить, до того що вимірювати ефективність і контролювати процеси без точки їх фіксації стає складно. Для вирішення такого запиту від клієнта на допомогу приходить наше власне рішення – система електронного документообігу e-Docs.

Ця система автоматизує будь-які внутрішні процеси компаній, як закупівельні, кадрові, договірні, претензійно-позовні та ін. А також зовнішні, а саме юридично-значимий документообіг між компаніями. Маючи систему електронного документообігу, віддалена робота співробітників не стала проблемою, адже e-Docs вже давно вирішив задачу взаємодії структур і філій компанії, які можуть перебувати в різних містах і навіть країнах.

Друга проблема, з якою до нас звертаються, як до фахівців на ринку електронної комерції, пов'язана з підвищенням ефективності закупівель. Сьогодні всі сфери нашого життя хоч і сповільнилися, але не зупинилася зовсім, компанії продовжують купувати. Виникає запитання, як в умовах дистанційної роботи впорядкувати роботу співробітників, задіяних в тендерних процедурах і відслідковувати ефективність закупівель, яка вкрай важлива в нинішній економічній ситуації.

Команда Е-Tender розробила унікальну тендерну платформу і вже має ряд успішних кейсів з автоматизації закупівель для великих підприємств. Далі мова піде саме про те, як використовувати сервіси системи Е-Тender для упорядкування роботи відділу закупівель в дистанційному форматі і ефективного проведення закупівель.

Проблема № 1: як налаштувати віддалену роботу відділу закупівель

Рішення

Упаковка ієрархії і структури компанії в електронний кабінет, плюс рольова модель управління закупівлями організації.

На електронному майданчику E-тендер кожна організація має можливість вибудувати структуру своїх юридичних осіб та/або підрозділів в своєму кабінеті з персоналізованими правами для учасників тендерного процесу. Рольова модель управління актуальна, в першу чергу, для організацій у яких багато різноманітних закупівель, в котрих задіяні різні фахівці компанії. Гнучкі налаштування дозволяють управляти учасниками тендерного процесу.

Погоджувати внутрішні заявки, яких не було в плані/бюджеті закупівель або погоджувати переможця в тендері з вищим керівництвом.

Завдяки цьому компанія отримує такі вигоди:

• прискорення проведення закупівлі, особливо в частині внутрішнього узгодження;

• спрощення комунікації між усіма учасниками закупівельного процесу, організація взаємодії між різними підрозділами;

• операційна ефективність за рахунок прозорості в обробці заявок, контроль якості і термінів виконання, розподіл відповідальності;

  • конфіденційність і персональний доступ до інформації щодо закупівлі та контрактами;
  • легкість аудиту. Адже налаштовані і прозорі всі потрібні структури управління закупівельною діяльністю за потребами компанії.

Проблема № 2: контроль ефективності закупівель

Суть 

Навіть коли у компанії є сучасна ERP-система, закупівлі все одно проводяться різними каналами, наприклад, комунікація з контрагентами електронною поштою, домовленості в телефонному режимі, покупки через Інтернет магазини. При такому порядку справ складно звести воєдино показники ефективності й дуже великі спокуси для зловживання.

Сьогодні, в ситуації, що є в країні ризики в зловживаннях особливо великі. Наприклад, за якими критеріями проводився відбір постачальника, як порівнювалися ціни, який бюджет було закладено в план і за скільки в підсумку відбулася покупка і т.д.

Рішення

На майданчику Е-Тендер доступні до використання інструменти аналітики і дашборда, а персонально налаштований кабінет з доступами для керівника, аудитора, фінансового директора дозволить в будь-який час отримати зріз даних як загальних, так і більш деталізованих.

Основні критерії ефективності, доступні для аналізу:

  •  Відсоток економії на закупівлі;
  • Середня конкуренція на торгах;
  • Швидкість проведення закупівлі.

А також багато інших критеріїв можуть бути додані за бажанням замовника.


До вашої уваги відео-інструкції:

Для роботи на майданчику E-Tender слід пройти реєстрацію.

Якщо виникають запитання, телефонуйте до нас:

т.: 044 223 68 92 / 067 550 53 84

або пишіть:

e-mail: o.nevolnyk@e-tender.biz, support@e-tender.ua

схожi новини

Стаття від експерта
Сучасний закупівельник – це широка професія, яка вимагає відповідного рівня знань та навичок. Закупівельникам потрібно удосконалювати свою кваліфікацію, щоб претендувати на кращі проекти, кращі умови роботи та кращу зарплатню. На питання команди PR відділу майданчика E-Tender , які вимоги висуває ринок до фахівців у сфері закупівель, відповіла очільниця Центру вдосконалення закупівель Київської школи економіки Ольга Терещенко.
Стаття від експерта
Більше тисячі торгів проведено в системі автоматизації закупівель Е-Tender. Ми ділимося першими результатами роботи за цим напрямком. Система вже допомогла користувачам зекономити мільйони гривень на закупівлях, а деякі замовники «відбили» річну вартість використання системи успішно провівши лише одну-дві закупівлі.
Стаття від експерта
Можливості участі в іноземних тендерах із закупівлі товарів і послуг все більше цікавлять представників українського бізнесу. Наскільки реально постачати свої товари в ЄС? На питання СЕО групи компаній Е-Tech Іванни Мельник відповідає консультант ЄБРР Тарас Шимко.