Назад до каталогу статей
Корисні статті

Як переконати керівництво в неефективності тендерних майданчиків?

29 Квітня 2020

У статті про найпопулярніші способи довести неефективність електронного майданчика

В умовах кризи, діджіталізація підібралася впритул до закупівельних процесів більшості галузей середнього і великого бізнесу, які ще не автоматизували свої закупівлі.

Фахівці компанії Е-Тender, яка вже 5 років займається оцифруванням процесів підприємств, звернули увагу на те, що під час карантину істотно підвищився інтерес до електронних рішень, здатних з мінімальними витратами перевести процеси закупівель і продажів в електронний вигляд. А фахівців, що є учасниками  закупівельних бізнес-процесів - у віддалений формат їх взаємодії.

Для власників і топ-менеджерів компаній, які вирішили автоматизувати свої комерційні закупівлі, ми вирішили опублікувати досить пікантну на наш погляд статтю, в якій розповідаємо про те, як співробітники можуть не хотіти використовувати електронну систему закупівель. Наші власні спостереження дозволять уникнути підводних каменів, які можуть зустрітися на шляху до електронізації закупівельної діяльності компанії.

 Як починається наша взаємодія з клієнтом?

У спілкуванні з потенційним замовником ми виявляємо проблеми закупівель, далі обговорюємо інструменти і сервіси майданчика, які зможуть ці проблеми вирішити. Після чого ми підходимо до моменту, який називаємо пілот. Для пілота формується команда відповідальних фахівців замовника, завдання яких є досліджувати роботу майданчика, з огляду на специфіку й інтереси бізнесу замовника.

І тут ми потряпляємо в ситуацію, в якій люди не бажають змінювати звичний порядок справ і чинять опір новому, особливо, коли нововведення нав'язані ззовні (керівником, колегою-вискочкою або рекламою). Та найцікавіше, коли цілі фахівців замовника, поставлені для пілоту й цілі експертної команди Е-Тендер, кардинально різняться.

Мета команди Е-Тендер - довести ефективність рішення і продемонструвати успішні кейси на прикладах закупівель компаній, які вже користуються системою. Ми робимо акцент на функціональність і сервіси, що дозволяють:

  • контролювати закупівлі всередині компанії та її конкретних підрозділів та виконавців;
  • моніторити ефективність кожної закупівлі за напрямками / категоріям;
  • сприяти конкуренції на торгах, підвищувати якість роботи з контрагентами, що дозволить істотно економити на закупівлі.

Питання, що вирішує система, такі як забезпечення контролю і моніторинг ефективності закупівель, в комплексі з низкою інших функцій, роблять процедури закупівель прозорими і зрозумілими для перших осіб. Для цих же осіб завжди надається унікальний доступ до всіх процедур й інструментів, що дозволяють оцінити їх результативність (звітність, графіки ефективності в розрізі процедур, періодів і т.д.).

Але, фахівцями замовника іноді може переслідуватися інша мета - довести неефективність тендерних систем. Для чого це роблять? Десь банальна лінь, адже порушується звичний порядок проведення закупівель. Або просто страх електронних систем, оскільки деякі експерти вважають, що з появою електронного майданчика, робота закупівельників знеціниться і нівелюється. Іншими словами, машина нібито зможе замінити людину.

Трапляються й ситуації, коли закупівельники стають дружні з певним постачальником і елементарно не хочуть його образити, відмовивши у співробітництві. У такому разі закупник не віддає собі звіт в тому, що аналогічний товар / послуга в ринку на тих же умовах може бути в 1,5 - 2 рази дешевше. І в результаті, фахівці не готові прийняти цінність конкуренції, яку дає наш майданчик.

На жаль, є і ситуації, де мотивація за результати проведених закупівель для закупівельників відсутня взагалі. Працівники продовжують займатися звичним рутинним процесом, при якому все налаштовано і давно працює. У закупівельників зовсім немає інтересу шукати рішення, які підвищують ефективність закупівель і поліпшують їх результати.

Та самий пікантний мотив - небажання пускати "зайві очі" до свого вибудуваного царства закупівель.

Саботаж оцифровки закупівель нас давно не дивує. Наш досвід доводить, що у більшості випадків, коли керівництву доповідають інформацію про неефективність електронного майданчика для нашої специфіки, то вона може створюватися або ж штучним методом або ж через незнання азів закупівельної діяльності.

Далі ми пропонуємо ознайомиться з списком проявів за якими керівники зможуть визначити, чому закупівлі є неуспішними.

Які найпопулярніші способи довести неефективність електронного майданчика?

Виявити усіляку незацікавленість в комунікації з потенційними учасниками. 

У закупівлях ринок часто вимагає додаткових пояснень щодо предмету закупівлі, наприклад, коли допустимі аналоги товарів. Незацікавленість же виглядає як відсутність відповідей на запитання потенційних учасників, подача в оголошеннях контактів телефонів й email, на які ніхто не відповідає або відповідають неоднозначно.

Поставити свідомо короткий термін для підготовки тендерної пропозиції. 

Часто у закупівлях організатор вимагає різні документи, які можуть бути отримані тільки в адміністративних органах або вимагають підготовки / узгодження всередині. Вимагаючи короткий період, наприклад, 6 годин для подачі учасникам пропозицій, що унеможливлює підготовку і надання ними вчасно потрібних документів.

Написати суперечливі вимоги до предмета закупівлі. 

Коли характеристики описують предмет закупівлі неіснуючого в природі або не вказують кількість / обсяг закуповуваного товару.

Прописати вимоги "під свого", щоб зміг податися тільки один учасник. 

Багато хто думає, що таким грішні тільки державні закупівлі, але це, на жаль, далеко не так.

Занизити стартову ціну. Тут проблема говорить сама за себе, ніхто не хоче працювати у збиток.

Залишити попередні закупівлі незавершеними після торгів і не вибрати переможця. 

Якщо кваліфікація учасника затягується на тижні / місяці і закупівельник не дає пояснень, чому процедура закупівлі не доходить до логічного завершення, то зрозуміло, що до такої компанії учасник більше не піде торгуватися. Плюс запускається негативний "сарафан" інформації.

Оголосити переможцем в системі одного, а підписати договір з іншим. 

Коли після результатів тендера, раптом виявляється, що підрядник, програвши на торгах, раптом знизив ціни в порівнянні з цінами конкурентів в редукціоні.

Отримувати пропозицію по одній і тій же закупівлі з різних каналів

Коли замовник публікує закупівлю на майданчику, але при цьому охоче отримує по ній же пропозиції й з інших каналів (на електронну пошту або шляхом прямих переговорів). У постачальника справедливо виникає запитання: куди подавати пропозицію? У результаті, учасники плутаються і взагалі нікуди не подають або направляють пропозицію крім майданчика на електронну пошту безпосередньо замовнику, що порушує сенс і переваги роботи через майданчик.

Сприймати менеджерів з майданчика як загрозу. 

Менеджер є партнером закупівельника, його сила і зв'язок між учасниками ринку і технічним рішенням. Приховуючи від менеджера інформацію або вводячи його в оману, замовник не тільки позбавляє себе цінних даних, але і звалює на себе масу рутинної роботи (пошук учасників, реєстрації тощо), з якою менеджери майданчики справляються швидше та краще.

Це не вичерпний перелік способів, і ми самі часом дивуємося, як часто ці прояви окремо або навіть всі разом можуть зустрічатися в одній закупівлі. Тому менеджери команди Е-Тender, зустрічаючи такі процедури, намагаються звернути увагу замовника, що у такому випадку отримати ефективність закупівлі буде складно. Завдання консультантів Е-Тендер - допомогти покращити результат компанії. Але це працює тільки тоді, коли вся компанія зацікавлена в ефективному результаті, а керівництво готове персонально вникати у закупівельні процеси компанї.

Пропонуємо прочитати також статті:


До вашої уваги відео-інструкції:

Для роботи на майданчику E-Tender слід пройти реєстрацію.
Якщо виникають запитання, телефонуйте до нас:
т.: 044 223 68 92 / 067 550 53 84
або пишіть:
e-mail: commerce@e-tender.ua

Зацікавила інформація статті?
Отримати додаткове розʼяснення

схожi новини

Корисні статті
Нове законодавство з оренди державного та комунального майна лише почало діяти. У орендодавців виникає багато запитань щодо проведення аукціонів у системі Prozorro.Продажі. Відповіді ви знайдете у матеріалах безкоштовного вебінару «Як бюджетній установі провести успішний аукціон з оренди»
Корисні статті
Приватизація спиртових заводів від ДП "Укрспирт" проходить на акредитованому майданчику E-Tender! Телефонуйте та отримуйте безкоштовний юридичний супровід до повного викупу!
Корисні статті
Як державному замовнику передбачити невідкладні потреби організації у товарах, роботах та послугах на наступний рік? Як, у разі необхідності, внести зміни до річного плану? У Мінекономіки опублікували рекомендації, де роз'яснено, як правильно вчинити у різних суперечливих ситуаціях.