Назад в каталог статей
Блог

15 Августа 2018

КАНБАН В ПУБЛИЧНЫХ ЗАКУПКАХ

 

Раскрываем японский метод организации работы и рассказываем, как оптимизировать закупки с его помощью. Комментарий эксперта по Канбан, преподавателя KMBS Артема Сердюка

Площадка E-Tender.ua следит за трендами в управлении и развитии команд, например, уже более года разработчики проекта работают по Agile методологии Scrum, а обучение и тренинги давно стали частью корпоративной культуры. В начале июня 2018 Артем Сердюк - преподаватель Киево-Могилянской бизнес-школы провел обучение с ключевыми командами E-Tender.ua. Уже во время встречи убедились, что Канбан как метод способен оптимизировать закупки так же удачно, как и проекты разработки. Поэтому охотно поделимся наработками оптимизации закупок с нашими клиентами в системах ProZorro и RIALTO.





Таким образом, эффективное управление закупками – понятный процесс для всех участников, который приносит желаемый результат: качество закупленного для заказчика и деньги для поставщика/участника тендера. Канбан помогает визуализировать проблемные места в бизнес-процессах, реализует принцип «точно в срок» и позволяет значительно ускорить выполнение работы.

История и технологии

Канбан – метод организации производства и снабжения, разработанной и впервые реализовала компания Toyota еще в далеких 1950-х годах. Название происходит от японского «кан» - видимый и «бан» - карточка. Такие карточки на заводах Toyota служили сигналом, в производстве нужна новая деталь (когда работник брал со склада, например, контейнер с шурупами, вместо него он оставлял «канбан» - карточку, на которой было указано, что и сколько он взял. Такая карта была сигналом завезти на склад такой же контейнер. Именно карточки показали эффективность и контроль процесса производства японских автомобилей Toyota.

Хотя впервые метод применялся на предприятии, пока Канбан не имеет ограничений - IT разработка, проектный менеджмент, закупки и даже личные цели в обучении и тому подобное. Самые известные разветвления канбан – это производственный, программный и персональный.

Как работает Канбан?

Так, по продукту или по результатам в проекте стоит определенная цепочка действий, этапов, которые создают этот продукт или достигают этого самого результата. Если во время выполнения нет проблем, то каждый этап будет быстро передавать задачи следующем незамедлительно и на выходе производство или команда будет равнозначен затратам результат. В случае, если на одном из этапов задачи быстрее накапливаются чем решаются и не передаются дальше, то именно в этом и соседних этапах спрятался узкое место.

Задача канбан, как подхода в этой ситуации – сделать проблему видимой, а затем установить ограничения на незавершенную работу. Это позволит устранить накопление запасов полуготовой работы перед узким местом, и соответственно, предотвратить расточению ресурсов и задержкам. Практически это выглядит так: на каждый этап устанавливается лимит незавершенных задач, которые одновременно могут быть «в работе». Таким образом, работа цепочки оптимизируется, ведь задач выполняется ровно столько, сколько необходимо для выполнения успешного конечного результата.

Еще одна из фишек канбан – ставить один KPI на всю цепочку, а не отдельно работникам или отделам. Оптимальная оценка по сроку выполнения, то есть чем скорее выполняются заказы/задачи, тем лучше. По логике канбан, в любом бизнес-процессе главное – найти и держать баланс между скоростью выполнения новых заказов и эффективностью использования имеющихся ресурсов, оборудования и работников.

Шесть ключевых практик

Наблюдая за результатами компаний, которые внедрили Канбан после Toyota бизнесмены вычислили ключевые практики успешного внедрения метода. В разрезе работы в закупках, рекомендации выглядят так:

1. Визуализируйте поток работ

Визуализация процессов работы с тендером поможет правильно понять изменения статусов и процесс закупок в организации в целом. В свою очередь, на основе этого понимания возможно вносить корректные изменения в работу с тендерами. Типичным способом визуализировать процесс работы в Канбан является использование доски с колонками и карточками. Колонки на доске обозначают различные шаги процесса работы, обычно являются электронные сервисы, уже подстроены под Канбан. Таким образом в заказчики и поставщики могут использовать Канбан в своей работе. Электронная площадка E-Tender.ua для удобства работы поставщиков в публичных закупках разработал специальный функционал, помогает распределять тендеры, отслеживать статусы работы. Ознакомиться с функционалом подробнее .

2. Ограничивайте незавершенные задачи

Или ограничивайте незавершенную работу. Задачи, которые находятся в статусе выполнения на каждом шагу закупочного процесса лучше ограничивать. Новые задачи переходят к следующему шагу, когда появляется место в соответствующей колонке. Это и позволяет организовать так называемую «вытягивая» систему работы. Так, например, новые задачи в разработке тендера не явится внезапно на завтра, ведь их «вытягивает» сама система, в которой освободились мощности.

3. Управляйте потоком

После того как метод Канбан визуализировал процессы и установил ограничения, компания получает стабильный поток работ, управлять которым можно, измеряя определенные его характеристики. Наиболее распространено в канбан измерения «Времени исполнения заказа» с момента принятия заказа клиента до момента выдачи ему того, что ему надо. Проецируя на закупки – время от заказа до доставки товара/выполнения работ или услуг для внутреннего заказчика. Для управления потоком работ в канбан используют закон Литтла, что утверждает:

Среднее время исполнения заказа =

средняя суммарное количество незавершенных задач в системе/средняя пропускная способность системы.

Соответственно, чем меньше у вас незавершенной работы, тем быстрее будет выполнена в среднем задача.

4. Сделайте правила (политики) прозрачными

Переход от этапа к этапу в канбан происходит по определенным правилам или договоренностями. Канбан настойчиво советует их записывать и вешать на доску, чтобы все, кто участвует в процессе, их видели и могли использовать или изменить. Процессы закупок должны стать понятными и прозрачными для всех участников, тогда обсуждение каждой отдельной составляющей процесса не будет субъективной или эмоциональной точкой зрения. Поэтому с внедрением канбан станет легче сразу переходить к более предметным обсуждениям.

5. Создайте обратная связь

Просмотр операций и анализ – второй уровень обратной связи. Находясь в постоянной работе, трудно системно видеть развитие проектов отдела и команды, поэтому своевременный анализ становится в случае, чтобы качественно регулировать работу, в том числе и в работе с тендерами.

6. Совершенствуйтесь, экспериментируйте

Ограничения на незавершенную работу, один общий показатель на всю цепочку и прозрачные политики побуждают всех участников канбан-процесса обсуждать проблемные места и вместе искать пути совершенствования. Обогащайте свою работу экспериментами - не понимает использовать другие модели и методы, ведь именно специфика задач вашей компании может быть эффективно выполнена именно с миксом методов управления.

Комментарий эксперта по Канбан, преподавателя KMBS Артема Сердюка

Канбан не первая ли система, которая в дополнение к обычному «производственного конвейера», где поток деталей движется от начала до конца, запустила второй «конвейер» - информационный, в котором сигналы (о том, нужно остановиться, или начать работать) движутся в обратно, от конца к началу процесса. Это позволяет построить «процесс без менеджеров и планирование», который при всем том работает экономичнее и быстрее обычного.

Второй весомый вклад канбан: сделав процесс и политики перехода между состояниями явными, он позволил тем, кто выполняет работу, самым понимать, что их ограничивает, и совершенствовать свой рабочий процесс. Это очень близко к процессам, которые называют гибкими (Agile), и действительно позволяет организации очень быстро реагировать на изменения. С другой стороны, отмечу, что канбан выдвигает довольно высокие требования к дисциплине команд, которые его используют, и их зрелости в понимании их бизнеса и клиентов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В закупках суть канбан заключается в том, что все действия должны работать только на конечный результат. Если вы компания-заказчик, то должно быть ориентация внутреннего заказчика, если вы компания-поставщик – цель  совершенная подготовка к тендеру. К тому же, эффективно обрабатывать тендеры поставщики могут, используя функционал площадки E-Tender.ua, идеально подстроен для оптимизации процессов управления по работе с тендерами. В обоих случаях, компаниям для того чтобы досконально организовать тендер или работу для участия в нем по Канбан методом необходимо сделать видимым процессы и ограничить незавершенную работу и затем адаптироваться к изменениям.

 

Для справки:

E-Tender.ua – аккредитованный оператор закупок и торгов в системах ProZorro, ProZorro.Продажи и RIALTO.

ProZorro – эффективная платформа для сотрудничества государства и бизнеса в публичных закупках.

RIALTO - действенный инструмент для закупок и продаж в коммерческом секторе.

ProZorro.Продажи – государственные  аукционы по приватизации, аренды и продажи имущества государства и городов.

похожие новости

Блог
Блог
Блог