Назад в каталог статей
Мнение экспертов

ПРАВИЛА УСПЕШНОГО ТЕНДЕРА В ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЕ ЗАКУПОК

22 Мая 2020

Коммерческие электронные торги, электронная площадка Е-Тендер, автоматизация закупок и закупочной деятельности; площадка для коммерческих закупок; редукцион

Ольга Невольник, руководитель отдела по работе с коммерческими заказчиками на E-Tender

Для закупщика коммерческой сферы, площадка Е-Tender – это гибкий инструмент для управления закупочной деятельностью предприятия. Каждой организации доступен широкий набор функций, которые индивидуально настраиваются под свою специфику и процессы.  Среди самых основных:

  • 6 видов типов процедур закупок, закрытый и открытый способы проведения закупки, различные логики проведения торгов, настраиваемые параметры аукциона и др.
  • Неценовые критерии закупки, попозицонные торги, торги по приведенной стоимости,
  • Управление оргструктурой предприятия/холдинга. Ролевое управление кабинетом закупщика (инициатор, закупщик, служба безопасности, аудитор, технический эксперт, категорийный менеджер, оператор учетной системы)   
  • Различные виды отчетов, дашборд-аналитика

Подробнее о других возможностях настройки кабинета закупщика.

Но, как позывает практика, при наличии одинаковой функциональности различные компании и их закупщики демонстрируют совершенно разные результаты. И даже у компаний из одной отрасли может кардинально отличатся успешность проведённых у нас закупок. Нас этот вопрос существенно заинтересовал, и, чтобы разобраться в причинах, мы провели анализ среди наших клиентов и потенциальных заказчиках, которые тестировали наш продукт.

В процессе, мы пришли к тому, что основная часть вопросов связана с организационным фактором. Это отсутствие или старые версии неработающих регламентов/положений проведения закупок на предприятии, не отлаженность внутренних процессов для осуществления закупок, отсутствие у закупщиков ключевых показателей эффективности и привязки их работы к результатам закупок, недостаточная квалификация специалистов для использования широкой функциональности системы, отсутствие интеграций между ERP-системой, тендерной системой, внутренним и внешним документооборотом компании. Решению этих всех вопросов в команде Е-Тендер есть и компетенции специалистов, и успешные кейсы построения автоматизации закупочной деятельности в больших компаниях.  

И все же мы собрали универсальные рекомендации, которые помогут каждой компании независимо от их стадии развития, размера или отрасли проводить у нас успешные закупки любых товаров/услуг или работ.

Советы Е-Тender как провести успешную закупку

Требование к закупке должны быть конкретными и достаточными

Не надо усложнять тендерную документацию в такой степени, как это порой выглядит в государственных (публичных) закупках. Но, и не старайтесь излишне упростить условия участия. Помните, что участнику нужно знать, какой набор документов будет достаточным для рассмотрения его кандидатуры, а закупщику для честной оценки предложений. Чаще всего такими документами являются спецификация на товар, дефектный акт или техническое задание. К ним же поможет привязать типовые договор и прочие организационные требования.

Давайте обратную связь не только победителям, но и аргументированный ответ отказавшим участникам

Не отклоняйте без пояснений. Обратная связь очень важна, это позволяет исправлять ошибки и более тщательно готовится к вашим закупкам. Не понимая причину и получая раз за разом отказ, многие участники не идут в тендеры к "молчаливому" заказчику, ведь участие становится пустой тратой времени. Закупщик также проигрывает, ведь аукционный способ проведения закупки подразумевает конкуренцию и чем больше, тем лучше. Но, не желание общаться с потенциальными кандидатами и реальными участниками тендера, также может свидетельствовать про нежелание проводить закупки в электронной системе. Об этом и других способах саботажа площадок мы ранее рассказывали в статье.

Объедините потребность в закупке по одному предмету за больший период

Лучше спланировать закупку на более длинный период (месяц, квартал, полугодие). Ведь, часто для оптового покупателя дается больше скидка.

По возможности, не указывайте конкретную марку товара. Правильно укажите требования к аналогам

При закупке товара лучше указывать его технические характеристики, а не конкретную марку или модель. Таким образом вы сможете получить предложение с более широким ассортиментом товара, который присутствует у поставщиков и выбрать лучшее по цене и качеству.

Если готовы рассмотреть аналоги товара, попросите поставщиков добавить соответствующую документацию на товар (сертификат качества, паспорт продукта, гарантийные письма от производителей на соответствие комплектующих и др.) в составе предложения, это поможет отсеять несоответствующие предложения.

Разбивайте закупку на лоты или позиции

Если поставку товара планируете по разным адресам (городам или регионам), лучше создать закупку с разбивкой на лоты, где каждый лот - отдельный адрес. В таком случае логистика не существенно повлияет на стоимость товара.

Этот совет подойдет закупщику, когда для компании нет условия, чтоб контракт был заключен только с одним поставщиком по одной процедуре. В многолотовой же закупке, на каждый из лотов могут приходить разные поставщики. На Е-Тендер также доступна опция закупки на каждую позицию, когда предложение от поставщика может поступить также и на отдельную позицию в лоте. Попозиционный торг способствует отбору участника с минимальной ценой по каждой позиции многопозиционного тендера. Читать статью.

Указывайте основные условия оплаты и поставки

Обязательно указывайте условия оплаты за товар, которые предусмотрены договором поставки. Если готовы рассмотреть альтернативные условия, попросите поставщиков добавить информацию в составе их коммерческого предложения на площадке. Также, это условие может стать неценовым критерием, о конструкторе упоминалось ранее в статье.

Укажите в закупке желаемые сроки поставки товара, чтоб поставщик предварительно обеспечил наличие его на складе.

Обозначьте общий код предмета закупки

При определении предмета закупки, необходимо выбрать код классификатора (в системе используется единый закупочный словарь ГК 021:2015). Рекомендуем указывать код чуть шире, чтоб закупка попадала максимальному количеству поставщиков через рассылки уведомлений про публикацию новых закупок и фильтры их поиска.

Укажите актуальные данные контактного лица

Обязательно укажите на странице тендера контакт специалиста, кто сможет ответить на вопросы поставщиков по деталям закупки.

Указывайте ожидаемую стоимость в привязке к иностранной валюте

Если закупаемый товар иностранного производства, обязательно добавьте возможность указать ценовое предложение в валюте или привязке к ней, чтобы при изменении курса, ценовое предложение участников оставалось актуальным. На площадке Е-Тендер также реализована интеграция с системой НБУ для каждодневного обновления информации по курсам валют.

Указывайте гранично-ожидаемую стоимость закупки

В системе предусмотрена возможность публиковать закупку без указания бюджета. В таком случае, поставщики могут подавать ценовые предложения с любой сумой (в отличии от ситуаций, когда тендер уже с начальной ценой и участник не сможет подастся в тендер с предложением выше цены, указанной в закупке как ожидаемая стоимость). Но, если для закупщика строго согласован бюджет закупки и его границы, лучше об этом сразу указывать в тендере. Это позволит избежать подачи предложений, которые превышают бюджет и станут лишней тратой времени для закупщика на их рассмотрение.

Воспользуйтесь неценовыми критериями

Когда у закупки сложный или специализированный характер (например, закупка консультационных услуг, научных исследований, экспериментов или разработок, опытно-конструкторских работ), - важна цена вместе с другими критериями оценки, в частности, такими как: условия оплаты, срок выполнения, гарантийное обслуживание, эксплуатационные расходы и др.

В системе реализован конструктор неценовых критериев, с которым заказчик может задать дополнительные качественные характеристики сложных предметов закупки, а также указать их критичность. Это позволит участнику понимать не только дополнительные характеристики каждой позиции, но и критичность каждого критерия для заказчика. Будет ли влиять набор неценовых критериев на приведенную цену закупки – организатор торгов решает сам, ведь функционал площадки позволяет настроить гибко формулу приведенной цены, которая может включать неценовые критерии как параметр или нет.

Проводите анализ над ошибками

Не ошибается тот, кто ничего не делает. Всегда делитесь собственными выводами с менеджерами площадки, более того требуйте помощи в анализе ваших закупок. Дружите с менеджером, ведь часто именно он в процессе поиска поставщиков, получает ценные отзывы о том, почему поставщики игнорируют ваши закупки. Также, менеджер может поделится опытом проведения успешных закупок у других компаний.

Присоединяйтесь к нам, наши профессионалы помогут вам. Мы в:

Вашему вниманию видео-инструкции:

• Кабинет участника закупок на тендерной площадке для коммерческих закупок Е-Tender.ua

• Кабинет Организатора закупок на тендерной площадке для коммерческих закупок E-Tender.ua

Предлагаем прочитать также статьи:

• Как оптимизировать операционные расходы компании в сегодняшней ситуации

• Закупка через попозиционные торги

• Система коммерческих тендеров E-Tender становится все более востребована

Для работы на площадке E-Tender следует пройти регистрацию.

Если возникают вопросы, звоните к нам:

т.: 044 223 68 92 / 067 550 53 84

или пишите:

e-mail: o.nevolnyk@e-tender.ua, Commerce@e-tender.ua

Заинтересовала информация статьи?
Получить дополнительное разъяснение

похожие новости

Мнение экспертов
Мнение экспертов
Мнение экспертов