Назад в каталог статей
Мнение экспертов

Как оптимизировать операционные затраты компании в кризисные времена

19 Января 2021

Не отказывайтесь от идей дальнейшего развития бизнеса даже в кризис, а начните использовать современные системы автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.

В условиях кризиса, компании уделяют особое внимание вопросу снижения своих затрат. Идеальная ситуация, когда предприятию удается минимизировать операционные расходы, но, при этом, избежать вынужденного сокращения штата сотрудников и ограничения своей деятельности. Не отказывайтесь от идей дальнейшего развития бизнеса даже в кризис, а начните  использовать современные системы автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Они помогут вам решить задачи повышения операционной эффективности. Для таких целей были разработаны продукты Группы компаний E-Tech.

Команда Е-Tender (Е-Tender вместе e-Docs входят в группу E-Tech) разработала уникальную тендерную платформу и имеет ряд успешных кейсов по автоматизации закупок для больших предприятий. Далее расскажу о том, как при помощи сервисов системы Е-Тender можно упорядочить работу отдела закупок в дистанционном формате, наладить контроль эффективности закупок, а при помощи системы e-Docs автоматизировать сложные бизнес-процессы в компании.  

Как настроить удаленную  работу отдела закупок?

Сегодня все сферы нашей жизни замедлились, но не остановились. Компании продолжают закупать, работая и в дистанционном формате.  Тем не менее, многие сталкиваются с проблемой упорядочивания удаленной работы сотрудников, задействованных в тендерных процедурах.

Наше решение: “упаковка” иерархической структуры компании в единый электронный кабинет и ролевая модель управления закупками организации.

Компания может иметь сложную структуру: филиалы, дочерние предприятия и т.д. На электронной площадке E-Tender любая организация имеет возможность выстроить маршрут прохождения закупки. На каждом этапе закупочного процесса (внутренняя заявка на закупку, объявление тендера, определение победителя тендера) можно настроить персонализированные согласования. Все решения принимаются централизованно - в едином электронном кабинете.

Ролевая модель управления актуальна, в первую очередь, для организаций с большим количеством закупок, в которых задействованы различные специалисты компании. Гибкие настройки позволяют управлять процессом закупок: быстро согласовывать внутренние заявки на закупку, включая те которых не было в плане; согласовывать победителя в тендере с вышестоящим руководством и многое другое.

Компания приобретает следующие преимущества:

  • Ускорение проведения закупки, особенно в части внутреннего согласования.
  • Упрощение коммуникации между участниками закупочного процесса и настройка взаимодействия между различными подразделениями.
  • Повышается операционная эффективность за счет прозрачности в обработке заявок, контроль качества и сроков выполнения, распределение ответственности.
  • Конфиденциальность и персональный доступ к информации о закупках и контрактах. 
  • Простота аудита: поскольку настроены и прозрачны все нужные функции управления закупочной деятельностью исходя из потребностей компании.  

Как отслеживать эффективность закупок?

Даже когда компания использует современную ERP-систему, закупки, все равно, проходят по разным каналам. Информация разрознена. Это коммуникация с контрагентами по  электронной почте, договоренности в телефонном режиме, покупки через интернет-магазины и другое. При таком состоянии дел сложно свести воедино показатели эффективности. По каким критериям проводился отбор поставщика? Как сравнивались цены? Какой бюджет был заложен в план и за какую сумму товар куплен в итоге? Зачастую, не понятно. Нет контроля - повышаются риски злоупотреблений.

Наше решение: на площадке E-Tender доступны к использованию инструменты аналитики и дашборды, а персонально настроенный кабинет, с доступами для руководителя, аудитора, финансового директора, позволит в любое время получить срез данных как общих, так и детализированных.

Основные критерии эффективности, доступные для анализа: 

·  процент экономии на закупке;

·  средняя конкуренция на торгах; 

·  cкорость проведения закупки. 

По желанию заказчика могут быть добавлены и другие критерии. 

Как автоматизировать сложные бизнес-процессы в компании? 

К нам не редко обращаются и с таким запросом: компания растет, увеличивается количество бизнес-процессов, связи усложняются, как контролировать и измерять эффективность нашей деятельности?

Удовлетворить такой запрос клиента поможет наше собственное решение - система электронного документооборота e-Docs.

Система автоматизирует любые внутренние процессы компании: закупочные, кадровые, договорные, претензионно-исковые и другие. Будет также автоматизирован внешний юридически-значимый документооборот между компаниями. 

Для организации, которая имеет систему электронного документооборота, не станет проблемой удаленная работа сотрудников, ведь e-Docs уже давно решил задачу взаимодействия структур и филиалов организации. Даже если они находиться в разных городах или странах.

Системы e-Docs и E-Tender тесно интегрированы, поэтому совместное их использование позволит максимально повысить операционную эффективность вашей компании.

Заинтересовала информация статьи?
Получить дополнительное разъяснение

похожие новости

Мнение экспертов
Мнение экспертов
Мнение экспертов