Назад в каталог статей
Полезные статьи

Как убедить руководство в неэффективности тендерных площадок?

29 Апреля 2020

В статье о самых популярных способах доказать неэффективность электронной площадки

В условиях кризиса, диджитализация подобралась вплотную к закупочным процессам большинства отраслей среднего и крупного бизнеса, которые ещё не автоматизировали свои закупки.  

Специалисты компании Е-Тender, которая уже 5 лет занимается оцифровкой процессов предприятий, обратили внимание на то, что во время карантина существенно повысился интерес к электронным решениям, способным с минимальными затратами перевести процессы закупок и продаж в электронный вид. А специалистов, задействованных в бизнес-процессах закупок - в удаленный формат их взаимодействия.

Для собственников и топ-менеджеров компаний, решивших автоматизировать свои коммерческие закупки, мы решили опубликовать довольно пикантную на наш взгляд статью, в которой рассказываем про то, как сотрудники могут не хотеть использовать электронную систему закупок. Наши собственные наблюдения позволят избежать “подводных камней”, которые могут встретиться на пути к электронизации закупочной деятельности компании.

Как начинается взаимодействие с клиентом?

В общении с потенциальным заказчиком мы выявляем проблематику закупок, далее обсуждаем инструменты и сервисы площадки, которые, смогут эти проблемы решить. После чего мы подходим к моменту, который называем “пилот”. Для пилота формируется команда ответственных специалистов заказчика, задача которых исследовать работу площадки, учитывая специфику и интересы бизнеса заказчика.

И тут мы попадаем в ситуацию, когда люди не хотят менять привычный порядок дел и сопротивляются новому, особенно, когда нововведения навязаны кем-то извне (руководителем, коллегой-выскочкой или рекламе). Но всего интересней, когда цели специалистов заказчика, выделенных под “пилот” и цели экспертной команды Е-Тендер кардинально разнятся.

Цель команды Е-Тендер доказать эффективность решения и продемонстрировать успешные кейсы на примерах закупок компаний, которые уже пользуются системой. Мы делаем акцент на функциональность и сервисы, позволяющие:

  • контролировать закупки внутри компании, её конкретных подразделений и исполнителей;
  • мониторить эффективность каждой закупки по направлениям/категориям;
  • способствовать конкуренции на торгах, повышать качество работы с контрагентами, что позволит существенно экономить на закупках. 

Решаемые системой вопросы, такие как обеспечения контроля и мониторинг эффективности закупок, в комплексе с рядом других функций, делают процедуры закупок прозрачными и понятными для первых лиц. Для этих же лиц всегда предоставляется уникальный доступ ко всем процедурам и инструментам, позволяющим оценить их результативность (отчетность, графики эффективности в разрезе процедур, периодов и т.д.).

Но, специалистами заказчика иногда может преследоваться иная цель - доказать неэффективность тендерных систем.  Для чего это делается? Где-то банальная лень, ведь нарушается привычный устрой закупок и способ их работы. Или просто боязнь электронных систем, так как некоторые специалисты думают, что с появлением электронной площадки, работа закупщиков обесценится и нивелируется. Иными словами, машина якобы сможет заменить человека.

Не редкость ситуации, когда закупщики становятся дружны с определенным поставщиком и элементарно не хотят его обидеть, отказав в сотрудничестве. В такой ситуации закупщик не отдает себе отчет в том, что аналогичный товар/услуга в рынке на тех же условиях может стоить в 1,5 – 2 раза дешевле. В итоги специалисты не готовы принять ценность конкуренции, которую дает наша площадка.

К сожалению, есть и ситуации, где мотивация за результаты проводимых закупок для закупщиков отсутствует вообще. Сотрудники продолжают заниматься привычным рутинным процессом, при котором итак все настроено и давно работает. У закупщиков совсем нет интереса искать решения, повышающие эффективность закупки и улучшающие их результаты.

Но самый пикантный мотив - нежелание пускать “лишние глаза” в свое выстроенное царство закупок.

Саботаж оцифровки закупок в разных проявлениях нас давно не удивляет. Наш опыт доказывает, что в большинстве случаев, когда руководству докладывается информация про “неэффективность электронной площадки для нашей специфики”, то такая неэффективность может создаваться либо же искусственным методом, или же по незнанию азов закупочной деятельности. 

Далее мы предлагаем ознакомится с списком проявлений, по которым руководители смогут определить, почему закупки оказались неуспешными.  

Какие самые популярные способы доказать неэффективность электронной площадки? 

Проявлять всяческую незаинтересованность в коммуникации с потенциальными участниками. 

В закупках рынок часто требует дополнительных пояснений по предмету закупки, например, когда допустимы аналоги товаров. Незаинтересованность же выглядит как отсутствие ответов на вопросы потенциальных участников, подача в объявлениях контактов телефонов и email, на которые никто не отвечает, либо отвечают неоднозначно.

Поставить заведомо короткий срок для подготовки тендерного предложения. 

Часто в закупках организатор требует разные документы, которые могут быть получены только в административных органах или требуют подготовки/согласования внутри. Требуя короткий период, например, 6 часов на подачу предложений, делают невозможным подготовку и предоставления нужного документа вовремя.

Написать противоречивые требования к предмету закупки. 

Когда характеристики описывают предмет закупки не существующего в природе или не указывается количество/объём закупаемого товара совсем.

Прописать требования “под своего”.

Чтобы смог податься только один участник. Многие думают, что таким грешны только государственные закупки, но это, к сожалению, далеко не так.

Занизить стартовую цену. 

Тут проблема говорит сама за себя, никто не хочет работать в убыток.

Оставить предыдущие закупки незавершенными после торгов и не выбрать победителя

Если квалификация участника затягивается на недели/месяцы и закупщик не дает внятных пояснений, почему закупка не доходит до логического завершения, то понятно, что к такой компании участник больше не пойдет торговаться.  Плюс запускается негативный “сарафанный” поток информации.  

Огласить победителем в систему одного, а подписать договор с другим.  

Когда после результатов тендера, вдруг оказывается, что подрядчик, проиграв на торгах, вдруг понизил цены по сравнению с ценами конкурентов в редукционе.

Получать предложение по одной и той же закупки с разных каналов. 

Когда закупщик публикует закупку на площадке, но при этом охотно получает по ней же предложения и с других каналов (на электронную почту или путем прямых переговоров). У поставщика справедливо возникает вопрос “Куда подавать предложение?”. В итоге, участники путаются и вообще никуда не подаются, или направляют предложение, помимо площадки, также на электронную почту напрямую заказчику, что нарушает смысл и преимущества работы через площадку.

Воспринимать менеджеров с площадки как угрозу, а не партнеров. 

Менеджер — это партнер закупщика, его сила, связь между участниками рынка и техническим решением. Скрывая от менеджера информацию или вводя в заблуждение, закупщик не только лишается ценных данных, но и взваливает на себя массу рутинной работы (поиск участников, регистрации и т.д), с которой менеджеры площадки научились справляться лучше всего.

Это не исчерпывающий список, и мы сами порой удивляемся, как часто эти проявления в отдельности, или даже все вместе, могут встречаться в одной закупке. Поэтому менеджеры команды Е-Тender, встречая такие процедуры, пытаются обратить внимание заказчика, что эффективности в таком случае добиться будет сложно. Задача консультантов Е-Тендер помочь улучшить результат компании. Но это работает только в том случае, когда вся компания заинтересована в эффективном результате, а руководство готово персонально вникать в свои закупочные процессы.

Предлагаем прочитать также статьи:

Вашему вниманию видео-инструкции:

Для работы на площадке E-Tender следует пройти регистрацию.
Если возникают вопросы, звоните к нам:
т .: 044 223 68 92/067 550 53 84
или пишите:
e-mail: o.nevolnyk@e-tender.biz, commerce@e-tender.ua

Заинтересовала информация статьи?
Получить дополнительное разъяснение

похожие новости

Полезные статьи
Статистика трех месяцев показывает, что большинство участников с АНЦ побеждают в тендерах Prozorro.
Полезные статьи
Мы подготовили видео, в котором рассказываем как работает Прозорро Маркет, с потенциальным объемом закупок в 20 млрд. грн.
Полезные статьи
Что делать, когда качество товара не отвечает заявленному? Специалисты ГП "Медицинские закупки Украины" подготовили ответы на часто задаваемые вопросы пользователей в Prozorro Market.