МЕНЮ «МОЇ КОНТРАГЕНТИ»

Меню «Мої контрагенти» розділено на дві закладки:

Мої контрагенти;
Групи контрагентів.

Реєстр «Мої контрагенти»

Реєстр «Мої контрагенти» можуть переглядати всі користувачі вашої організації. Якщо організація зареєстрована в системі як холдинг (налаштовані зв’язки між суб’єктами структури) – доступ до меню контрагентів налаштовується за допомогою опції «Використовувати єдиний реєстр контрагентів в рамках структури організацій».

Правом редагувати реєстр наділені співробітники організації з ролями Адміністратор та Служба безпеки (СБ).

Можливості, які є у Адміністратора та СБ:

Картка контрагента

Для переходу в картку контрагента, необхідно натиснути на назву організації в однойменному полі в реєстрі.

Виконується перехід на форму, що має основні закладки:

Дані контрагента – основні дані контрагента. Для зареєстрованих контрагентів відображаються дані, внесені контрагентом при реєстрації в системі, для незареєстрованих – відображаються дані, внесені представником замовника при створенні контрагента в системі (або при імпорті контрагентів).
Коментарі – додаткові коментарі по контрагенту. Дані на закладці доступні на редагування лише для ролі Співробітника СБ та Адміністратора Органіазції, а на перегляд – всім співробітникам організації.
Документи – перелік документів контрагента.

Коментарі контрагента

В кожній картці контаргента є окрема закладка «Коментарі». При масовому завантаженні – коментарі можуть бути імпортовані автоматично, в такому випадку вони будуть відображатись як один коментар. В подальшому, біля кожного коментаря буде висвітлено коротку інформацію по даті та часу створення коментаря в системі та його автор.

Коментар можна доповнити, відредагувавши його, а також видалити (лише для користувачів з роллю Адміністратора або СБ в тендерній системі)

Документи

Доступний для перегляду та завантаження всім користувачам організації. Автоматично забираються з особистого кабінету Організації при завантаженні, редагуванню, видаленні. Важливо! Використавши кнопку можна завантажити свці документи організації єдиним архівом.

СТВОРЕННЯ/ІМПОРТ КОНТРАГЕНТІВ

Створити контрагента можна декількома способами:

Ручне створення;
Імпорт контрагентів.

Ручне створення контрагентів (одиничне створення)

Для створення 1 контрагента, необхідно натиснути на кнопку «Додати» у верхньому основному меню реєстру .

Відкриється модальне вікно для внесення основних даних по контрагенту:

Необхідно заповнити всі обов’язкові поля в системі.

Після натиснення на кнопку «Додати» - контрагент відобразиться в реєстрі.

Масове створення контрагентів (імпорт)

Щоб імпортувати список контрагентів у реєстр, необхідно пройти такі кроки:

1. Вивантажити «Шаблон масового завантаження контрагентів», натиснувши на кнопку «Вивантажити шаблон»

2. Автоматично на ПК завантажиться пустий шаблон. Всі поля в шаблоні обов»язкові до заповнення

3. Необхідно підготувати шаблон з основними даними контрагентів

4. Для завантаження в систему натисніть кнопку «Імпорт», оберіть підготовлений шаблон та завантаження

5. Всі створені контрагенти відобразяться в реєстрі

Зверніть увагу! В системі є можливість видалення контрагента, якщо він не робив жодної ставки на закупівлю замовника.

Статуси постачальника

Статуси постачальника:

Очікує перевірки – контрагент, що потребує перевірки працівником Служби безпеки. Наприклад, у випадку подачі новим контрагентом пропозиції на закупівлю або при конфлікті статусів контрагента у випадку об’єднання компаній в холдинг (єдину структуру/групу компаній).
Умовно-безпечний - надійний контрагент, що може брати участь в закупівлях замовника. Технічно не відрізняється від статусу «Безпечний», проте може мати додаткові коментарі в картці постачальника.
Безпечний – надійний контрагент, що може брати участь в закупівлях замовника.
Небезпечний – блокований контрагент, що не може брати участі в торгах замовника. У випадку, якщо Замовник входить в групу компаній, то даний контрагент не може взяти участі у закупівлях всіх компаній однієї групи. Небезпечний контрагент блокується – детальніше в розділі «Блокування /розблокування контрагента»

Допуск до торгів

При подачі пропозицій на участь в закупівлі Замовника, в системі автоматично виконується перевірка:

на наявність всього необхідного пакету документів, що вимагає замовник, у картці контрагента (Шлях в системі: Мої контрагенти - Контрагент - Коментарі).;
на входження контрагента в список небезпечних (статус «Небезпечний»). Контрагенти з відповідним статусом не можуть подати пропозицію на участь в закупівлі.

При виконанні умов, що контрагент безпечний та має необхідний перелік документів, системою реєструється його пропозиція. У випадку, якщо контрагент відсутній в реєстрі і подав пропозицію, його буде автоматично додано в реєстр зі статусом «Очікує перевірки», а працівник Служби безпеки отримає лист та повідомлення в особистий кабінет про необхідність верифікувати нового контрагента:

при активації (статус контрагента змінено на «Умовно-безпечний» або «Безпечний») пропозиція учасника отримає статус «Активна»;
якщо працівник Служби безпеки не встиг виконати відповідні перевірки (змінити статуси) або статус було змінено на «Небезпечний», то статус пропозиції учасника буде «Не активний» і він не буде приймати подальшої участі в торгах замовника.

Блокування /розблокування контрагента

Всі контрагенти в реєстрі мають свій статус, проте контрагенти зі статусом «Небезпечний» можуть мати 2 варіанти блокування. Рішення про блокування контрагента приймає працівник Служби безпеки:

Блокування на заданий період – контрагент блокується до участі в закупівлях Замовника на заданий період (дати початку та завершення). При цьому можна вказати період блокування контрагента, після якого системою автоматично буде розблоковано контрагента. В такому випадку статус контрагента буде змінено на «Очікує перевірки».
Блокування в системі (без вказання періоду) – контрагент блокується до участі в закупівлях Замовника та не зможе подавати свої пропозиції. Блокованого контрагента можна розблокувати, змінивши йому статус на «Умовно-безпечний» або «Безпечний». Всі зміни зберігаються в системі.