МОДУЛЬ "ПОГОДЖЕННЯ"

Модуль внутрішнього погодження створено для Замовників, яким необхідно налаштувати маршрут погодження Заявки на закупівлю та/чи Погодження переможця безпосередньо в системі Комерційних закупівель.

Як працює модуль "МОЇ ПОГОДЖЕННЯ"

Перед стартом роботи системи, адміністратором організації обов'язково налаштовуються шаблони процесів. Завдання на погодження приходять співробітникам в окремий реєстр  та дублюються повідомленнями на пошту і в особистий кабінет (Рис.1).

Рис.1

Погоджувачі мають погодити, відхилити або повернути на доопрацювання завдання та прокоментувати своє рішення (Рис.2).

Рис.2

В організації з внутрішнім погодженням, крім реєстру МОЇ ПОГОДЖЕННЯ в кожній закупівлі є закладка ПОГОДЖЕННЯ. На закладці відображено актуальний маршрут та стан його опрацювання.

При відхиленні чи відправці на доопрацювання обов`язково треба додати коментар (Рис.3).

Рис.3

Лише погоджені заявки можуть бути опубліковані в системі. Лише після погодження обраного переможця  всіма погоджувачами закупівля завершується (Рис.4).

Рис.4

Як увімкнути модуль та налаштувати шаблони процесів 

Використання при погодженні власного вбудованого модуля документообігу налаштовується Адміністратором системи. Для увімкнення треба відмітити чек-бокс Внутрішнє погодження. Відкриються два шаблони процесів, які необхідно налаштувати (Рис.5).

Рис.5

Для налаштування шаблону процесу ПОГОДЖЕННЯ ЗАЯВКИ НА ЗАКУПІВЛЮ слід відкрити його на редагування  та натиснути на  (Рис.6).

Рис.6

Відкриється форма Додати співробітника для погодження. В полі Співробітник необхідно почати вводити пошуковий запит та обрати співробітника з переліку. Далі слід натиснути  обрати умову погодження та налаштувати її (Рис.7).

Рис.7

Перелік умов ПОГОДЖЕННЯ ЗАЯВКИ НА ЗАКУПІВЛЮ:

• Мінімальна ціна;
• Максимальна ціна;
• CPV;
• Закрита закупівля;
• Підрозділ.

Для одного співробітника можна налаштувати одну або одразу декілька умов (Рис.8).

Рис.8

Для збереження змін обов`язково слід натиснути кнопку  .

Для налаштування шаблону процесу ПОГОДЖЕННЯ ПЕРЕМОЖЦЯ слід відкрити його на редагування  та натиснути на  (Рис.9).

Рис.9

Перелік умов ПОГОДЖЕННЯ ПЕРЕМОЖЦЯ:

• Мінімальна ціна;
• Максимальна ціна;
• CPV;
• Закрита закупівля;
• Загальна вартість;
• Підрозділ.

Кількість записів в шаблоні процесу не обмежена. На одного й того ж співробітника можна створити декілька записів (Рис.10).

Рис.10 

Для збереження змін обов`язково слід натиснути кнопку  .

Окремо для кожного шаблону процесу Адміністратор встановлює ознаку Всі одразу або По черзі. Від цієї ознаки залежить послідовність кроків проходження маршруту погодження.

Система фіксує дату та час внесення останньої зміни в маршрут, а також прізвище і ініціали співробітника, який ці зміни зробив в реєстрі.

Як редагувати шаблони процесів

Адміністратор має можливість змінити налаштований маршрут погодження заявки на закупівлю та погодження переможця.

Для цього слід перейти в Налаштування – Внутрішнє погодження та відкрити маршрут погодження (Рис.11).

Рис.11

Для видалення кроку маршруту необхідно натиснути та підтвердити дію натиснувши на кнопку   в реєстрі Налаштування (Рис.12).

Рис.12

Для Редагування кроку маршруту необхідно натиснути  Відкриється форма редагування кроку маршруту. Адміністратор після внесення всіх змін повинен натиснути кнопку на формі (Рис.13).

Рис.13