Рамкова угода - правочин, який укладається одним чи кількома замовниками (централізованими закупівельними організаціями) у порядку, встановленому Законом України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), з одним чи кількома учасниками процедури закупівлі з метою визначення основних умов закупівлі окремих товарів і послуг для укладення відповідних договорів про закупівлю протягом строку дії рамкової угоди. Для державних підприємств дозволено закупати товари та послуги, але не роботи.
Джерело: ОСОБЛИВОСТІ закупівель за рамковими угодами та їх укладення
Де використовується рамкова угода
Через Рамкову угоду зручно та швидко купувати товари та послуги з циклічним або регулярним характером закупки. Ще одним плюсом роботи згідно процедури рамкової угоди є те, що замовник може не витрачати час на підготовку документів і не проводити кваліфікацію учасників при кожній закупівлі, адже всі перевірки проходять на перших торгах перед укладанням рамкової угоди. При цьому, у випадку змін в документації, учасник може надати нові або додаткові документи у наступних торгах.
Також зручно та швидко проводити наступні закупівлі, тому що вже відомі вимоги до закупівлі, створені лоти, укладено попередню угоду. При кожній новій закупівлі замовнику потрібно лише призначити аукціон. Постачальнику не потрібно буде знов збирати та подавати документи. Все це робиться один раз - на етапі укладання рамкової угоди. Співпраця ж може тривати декілька років.
Етапи проведення торгів по рамковій угоді
Роботу з РУ можна умовно поділити на 2 частини.
Перша частина – проведення 2-х етапного відкритого тендеру з метою вибору та кваліфікації контрагентів та укладання рамкової угоди. На цьому етапі замовник створює у системі закупівлю, учасники подають свої тендерні пропозиції, проходять прекваліфікацію, а потім змагаються в редукціоні. Замовник кваліфікує кількох учасників (рекомендується не менше трьох) і укладає з ними рамкову угоду. Відкритий 2-х етапний тендер проводиться один раз протягом життєвого циклу рамкової угоди та закінчується створенням основної закупівлі на базі якої можна буде створювати прості торги (далі по тексту – ітераційні торги).
Друга частина – це проведення ітераційних торгів (тип -простий тендер) серед контрагентів з якими укладено рамкову угоду. Ці торги можна проводити при виникненні у Замовника потреби у товарі або в частині товару.
Більш детально проведення торгів по рамковій угоді розглянемо нижче.
Двоетапний тендер складається з наступних етапів:
1. Створення закупівлі – замовник заповнює поля в загальному описі закупівлі та вибирає необхідні налаштування.
Узагальнена назва закупівлі – обов’язкове поле.
Загальні відомості про закупівлю – вказуємо найбільш важливі для учасників дані стосовно закупівлі.
Закрита закупівля – відмічаємо, якщо хочемо провести закупівлю тільки серед запрошених учасників.
Документи закупівлі – додаємо будь-які необхідні документи для проведення закупівлі (Наприклад - графік оплати та поставки, технічні вимоги, шаблон угоди і т.ін.)
Коментар – поле для додаткової інформація про закупівлю.
Специфікації - форма обов’язкова для заповнення і включає:
Назву лота;
Класифікацію у ДК 021:2015 (CPV);
Позицію у лоті: написавши назву матеріалу, кількість, одиницю виміру. Також можемо налаштувати додаткові умови: умови поставки, валюту подачі, обмеження по бюджету (мінімальну та максимальну ціну), нецінові критерії, та додати документи до специфікації.
*Примітка: Нецінові критерії у формулі з неціновими критеріями не обов’язкові для заповнення. Як що вони не будуть заповнені учасником, то загальна вартість пропозиції буде співпадати з приведеною вартістю (Рис.1).
Рис.1
При створенні лотів враховуємо, що в одній закупівлі можна зробити декілька лотів, торги по кожному лоту проводяться окремо у заданий для редукціону час. Час задається для всієї закупівлі.
Для рамочної закупівлі рекомендуємо робити по одному матеріалу в лоті. (Можна зробити лот із декількома матеріалами, але при цьому після проведення редукціону учасники будуть мати можливість корегувати ціну за матеріал, щоб вийти на подану у редукціоні вартість). Етап завершується збереженням чернетки закупівлі, яку можна відреагувати або взяти в роботу.
*Примітка : Опис процесу запрошення до участі у відкритій закупівлі
Погодження закупівлі – це не обов’язковий етап, який залежить від індивідуальних налаштувань.
2. Оголошення закупівлі – на цьому етапі закупівельник бере заповнену раніше закупівлю у роботу та публікує закупівлю виконавши необхідні налаштування (Рис.2):
Рис.2
Тип процедури – вибираємо Двоетапний тендер для рамкової угоди, обов’язкове поле.
Попозиційний торг – Так, якщо планується попозиційний редукціон;
Формула приведеної ціни – обираємо один із запропонованих варіантів розрахунку приведеної ціни.
Кінець періоду уточнень - задаємо дату та час закінчення періоду уточнення, обов’язкове поле.
Кінцевий строк подання тендерних пропозицій- вказуємо дату та час закінчення терміну подачі тендерних пропозицій, обов’язкове поле.
Заборонити учаснику редагувати ціну після завершення редукціону – обираємо налаштування заборони редагувати пропозиції після завершення редукціону (діє тільки для лотів з одним матеріалом та попозиційних торгів).
3. Період уточнень – на цьому етапі будь який зареєстрований користувач може задавати питання у чаті, а замовник - надавати пояснення та, при необхідності, відкоригувати специфікацію.
4. Подача пропозицій – на цьому етапі учасники подають пропозиції, заповнюючи дані на вкладці Пропозиції та обираючи необхідні налаштування. До завершення етапу, пропозиції не доступні для перегляду, замовник може бачити тільки кількість пропозицій та перелік учасників.
Якщо замовник обрав двоетапний тендер з попозиційними торгами, то учасники можуть подавати свої пропозиції вибірково, а не обов’язково на всі позиції лоту (Рис.3).
*Більш детально описана подача пропозицій за посланнями:
Як правильно подати пропозицію Учаснику для участі в торгах; Пропозиція на участь у закупівлі
Рис.3
5. Прекваліфікація – на цьому етапі основної закупівлі Замовник розглядає всі пропозиції та надані документи, оцінюючи їх відповідність вимогам описаним у тендерній документації.
Якщо учасника не буде кваліфіковано, то замовник пояснює чому, додавши документ чи написавши коментар, та Скасовує кваліфікацію. Як що учасник допускається до участі у рамковій угоді, то замовник має підтвердити кваліфікацію. Після скасування/підтвердження кваліфікації Система розсилає учасникам відповідні повідомлення (Рис.4).
Рис.4
6. Торги (редукціон)- на цьому етапі учасники подають ставки на редукціоні. Спостерігати за перебігом торгів Замовник може за посиланням на вкладці Опис закупівлі. Учасники отримують повідомлення про початок редукціону з посиланням на сторінку торгів, чи можуть перейти на торги з вкладки Пропозиції. Редукціон триває протягом часу заданого Замовником при публікації закупівлі.
Замовник при публікації обирає алгоритм проведення торгів прості/складні чи попозиційні.
Під час попозиційного редукціону торги проходять в один раунд, визначений замовником з можливістю автопролонгації (опційно). Всі учасники торгуються одночасно, покращуючи свої пропозиції на редукціоні по кожній позиції. Учасники не бачать на формі назв своїх конкурентів. Торгуються від своєї ціни, чи від мінімальної ціни на позицію (визначає замовник) (Рис.5).
Рис.5
Під час простого редукціону учасники можуть залишити ціну (за одиницю) незмінною, або зменшити її. Останній крок торгів проходить у режимі, який обрав замовник (закритий останній крок, чи без закритого останнього кроку) Якщо це тендер з публічними результатами торгів, то після завершення редукціону, назви учасників на формі торгів буде відкрито.
*Примітка: якщо у закупівлі були лоти з декількома позиціями, або не встановлено «Заборонити учаснику редагувати ціну після завершення редукціону» - учасник має можливість відкоригувати ціну на позицію у лоті.
7. Вибір переможців - на цьому етапі замовник визначає переможця за результатами редукціону. Система виділяє пропозицію переможця сірою рамкою. Якщо ціна розраховувалась з врахуванням нецінових критеріїв чи графіку оплати, то система визначає переможця за приведеною ціною, в іншому випадку – по мінімальній вартості. Замовник може підтвердити переможця, запропонованого системою, чи вибрати іншого переможця (Рис.6).
Рис.6
При виборі іншого переможця потрібно заповнити поле коментар, та зберегти.
В закупівлі з попозиційними торгами система не пропонує переможця, а ранжує ціни по кожній позиції, виділяючи їх кольором. Зелений – найкраща ціна, жовтий – друга найкраща ціна, червоний – третя найкраща ціна. Всі інші пропозиції не виділяються кольором.
Рис.7
Ітераційні торги
Після визначення переможця по основній рамковій закупівлі та укладання рамкової угоди замовник, при виникненні потреби, може проводити торги серед кваліфікованих контрагентів, які підписали угоду. Нижче будуть описані основні етапи проведення ітераційних торгів у системі E-tender.
1. Публікація закупівлі. Для того щоб створити наступні торги у процедурі рамкової закупівлі замовник повинен скористатися кнопкою Наступні торги яка заходить на вкладці Опис закупівлі у базовій закупівлі чи у будь-якій із ітераційних закупівель.
У формі закупівлі необхідно заповнити всі обов’язкові поля та опублікувати закупівлю. При виборі пункту “Публічні результати тендеру”, результати цієї закупівлі будуть доступні для всіх авторизованих користувачів.
Рис.8
Ітераційна закупівля створюється з усіма документами та лотами, налаштованими у базовій закупівлі. Всі кваліфіковані в основній закупівлі учасники отримають повідомленні про початок нових торгів.
2. Період уточнень – на цьому етапі всі кваліфіковані учасники зможуть задавати питання у чаті, а замовник - надати пояснення та, при необхідності, відкоригувати специфікацію. Також, замовник може відкоригувати закупку (відмінивши один лот, чи змінивши умови). Учасники будуть проінформовані системою, про те що закупівля була змінена.
3. Подача пропозицій – на цьому етапі кваліфіковані учасники подають пропозиції, заповнюючи дані на вкладці Пропозиції та обираючи необхідні налаштування. Коригування закупівлі доступне замовнику.
4. Торги (редукціон) - проходять у стандартному режимі. Учасники можуть залишити ціну не змінною або зменшити її. Ітераційні торги плануються замовником та можуть проходити по алгоритму простих/складних торгів чи бути попозиційними.
5. Вибір переможця – вибір переможця у ітераційних торгах відбувається аналогічно вибору переможця у базовій закупівлі.
Вкладка Рамкова угода
Основна інформація по всім закупівлям однієї процедури рамкових торгів зібрана на вкладці Рамкова угода.
Замовник та учасники можуть побачити на цій вкладці:
перелік закупівель рамкової угоди з назвою, номером, поточним статусом;
перелік кваліфікованих учасників;
Назви закупівель є посиланнями для переходу на описи відповідних закупівель. 
Рис.9
Договори в системі комерційних закупівель
Замовник може включити у бізнес-процес етап укладання договору.
Якщо укладення договору включене в бізнес-процес, то замовник має можливість після погодження переможця заключити з ним договір. Для цього необхідно відкрити закупівлю в статусі Переможця погоджено і натиснути кнопку 
.
Відкриється форма публікації договору. Необхідно заповнити всі обов’язкові поля та додати файл з текстом рамкової угоди (за бажанням) (Рис.10).
Рис.10
Після внесення всіх даних на формі публікації договору активується кнопка 
Рис.11
Закупівельник має натиснути кнопку 
і він автоматично буде опублікований в системі.
На формі фінальних специфікацій з’явиться блок з даними укладеного договору.
Рис.12
Цей блок доступний на перегляд всім учасникам закупівельного процесу і зареєстрованим користувачам.
В меню Мої договори відображено записи по кожному укладеному договору в системі. З основними відомостями по укладеним договорам та можливістю завантажити файл договору 
Рис.13
Меню Мої договори формується в кабінеті замовника і учасника та містить в собі актуальну інформацію по всім укладеним в системі договорам.
Виключення договорів з бізнес процесу відбувається, якщо Адміністратор відмітив в Налаштуваннях опцію Виключити договір з бізнес-процесу.
Рис.14
Тоді реєстр Мої договори не відображається, і у замовника є можливість завершити закупівлі без договорів, натиснувши кнопку 
.
Після її натискання всі закупівлі без договорів, які знаходяться в статусі Переможця погоджено, автоматично перейдуть в статус Завершено.