Як створити заявку на закупівлю

Детальний опис процесу створення заявки на закупівлю.

Як створити заявку на закупівлю

Чернетку заявки на закупівлю може створити кожен користувач ТС. Для того щоб створити заявку на закупівлю необхідно перейти в реєстр та натиснути кнопку , відкриється форма створення закупівлі, поля якої необхідно заповнити даними. Всі поля, які виділені червоним кольором – обов'язкові для заповнення.


В розділі Загальні відомості про закупівлю слід вказати Узагальнену назву закупівлі та в полях Ініціатор, Експерт та Департамент-Замовник обрати значення з довідників, почавши вводити пошуковий запит по прізвищу співробітника чи назві департаменту. Інші поля заповнюються за необхідності, їх можна залишити пустими.

Якщо закупівля – відкрита, то чек-бокс Закрита закупівля слід залишити не відміченим, якщо ж планується проведення закритої закупівлі, то необхідно відмітити чек-бокс Закрита закупівля та запросити хоча б одного Учасника.


При натисканні кнопки відкриється форма запрошення до закритої закупівлі.


Запросити Учасника можна по коду ЄДРПОУ чи назві організації, чим більше символів буде введено в поле Учасник, тим точнішими будуть результати пошуку. Потрібного Учасника слід обрати зі списку Учасників, зареєстрованих в системі, що відкриється.

Також запросити Учасника можна по електронній пошті, вказавши його Email. Якщо доданий в таблицю Учасник ще не зареєстрований в системі, то при публікації закупівлі йому буде надіслано запрошення на реєстрацію. Після того, як він зареєструється, зможе прийняти участь у закупівлі.


В розділі Документи закупівлі можна додати документи до всієї закупівлі. Для цього слід натиснути кнопку та вказати шлях до документа на вашому комп'ютері.


Список прикладених документів можна редагувати, видаляючи непотрібні, натиснувши на  та додаючи нові за допомогою кнопки.

В розділі Специфікація необхідно натиснути кнопкута зі списку, що відкриється обрати тип специфікації: товари, будівництво чи розцінки.


В полі класифікатор необхідно почати вводити пошуковий запит назви класифікатора та обрати його зі списку.


Поле назва лоту можна заповнити текстом за бажанням, або залишити його незаповненим, тоді при додаванні позицій, воно заповниться автоматично значенням з поля Класифікатор.

Для додавання матеріалів, які відносяться до обраного типу класифікатора слід натиснути кнопку, у формі що відкриється слід обрати матеріал, заповнити його кількість, обрати зі списку одиницю виміру, та в розділі опис матеріалу вказати додаткові параметри матеріалу, заповнивши поля значенням, чи обравши їх зі списку, що відкриється.

 

Після заповнення всіх значень в обов'язкових полях, необхідно натиснути кнопку .

Для створення нового матеріалу слід натиснути кнопку та заповнити значеннями форму, що відкриється.

 

Спочатку слід обрати тип специфікації, обрати класифікатор і потім вказати назву матеріалу.

Увага! Поле Код матеріалу з САП при створенні матеріалу доступне тільки користувачу САП.

Для створення додаткових характеристик на формі слід натиснути кнопку, в полі Назва вказати його назву, визначитись чи потрібно відмітити та вказати перелік значень атрибуту, або залишити поле пустим, тоді при створенні закупівлі можна буде вказати довільне значення в описі матеріалу по створеному додатковому атрибуту.


Використовуючи кнопку можна створити довільну кількість лотів, по кожному з них будуть проведені окремі торги в рамках створеної закупівлі.

Увага! Створення нового матеріалу також можливе з реєстру Матеріали, який відкриється на окремій закладці, якщо в нього перейти з головного меню.

Також список матеріалів можна завантажити з підготовленого раніше шаблону, для цього слід натиснути кнопку, вказати шлях до шаблону та натиснути відкрити, список матеріалів буде завантажено у закупівлю. Якщо при завантаженні в довіднику матеріалів відсутні вказані матеріали, чи одиниці виміру, такі строки не будуть додані та система повідомить про ці записи в списку помилок.


Шаблон файлу завантаження матеріалу повинен бути створений у програмі Excel та за структурою повинен складатися з 3 колонок: Матеріал, Кількість, Од.виміру

 

Редагування доданих до лоту матеріалів можливе шляхом видалення позицій та додавання нових.

Окремо для кожного лоту можна вказати слідуючі параметри:


Які будуть відображені на формі подачі пропозицій та формі підтвердження остаточних пропозицій.

Якщо відмітити чек-бокс  на формі створення закупівлі, додатково відкриються поля Авансу та Відтермінування, їх можна заповнити, тоді Учасник не зможе ввести значення Авансу менше вказаного значення та відтермінування більше вказаного значення, якщо ж поля залишити пустими, то Учасник буде обмежений лише правилами заповнення полів в системі, а саме Аванс не може бути більше 100%, а відтермінування більше 90 днів.


В розділі Документація до специфікації до кожного лоту можна додати перелік документів за допомогою кнопки, вказавши до кожного шлях та натиснувши кнопку «Відкрити».

Після заповнення всіх обов’язкових полів активуються кнопки збереження закупівлі у вигляді чернетки на закупівлі чи шаблону.


Для збереження закупівлі у вигляді чернетки на закупівлю слід натиснути кнопку, при успішному збереженні система інформує, що запрошення додано та заявку створену.


Створену чернетку на закупівлю можна знайти в реєстрі  на закладці

 

Потрібна допомога?
Залиште свій номер телефону. Ми обов'язково зателефонуємо