Як призначити уповноважену особу
Найчастіше членство в тендерному комітеті − це додаткове навантаження на співробітника компанії. Тобто, члени комітету, включаючи голову та секретаря, мають свої основні обов’язки. Щодо уповноваженої особи застосовується інший підхід. Уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення.
Уповноважена особа призначається (визначається) замовником одним із наступних способів:
- шляхом покладення на штатного працівника функцій уповноваженої особи, як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством. Оплата в цьому випадку є обов’язковою. Проте, розмір доплати визначається керівництвом самостійно;
- шляхом введення до штатного розпису окремої посади, на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи. У цьому випадку уповноважена особа буде займатись лише проведенням закупівель;
- шляхом укладання трудової угоди (контракту) згідно із законодавством. Мова йде тільки про трудовий договір. Не можна найняти уповноважену особу на підставі цивільно-правового договору.
Функції уповноваженої особи
Уповноважена особа виконує наступні функції:
- складання та затвердження річного плану закупівель
- вибір певної процедури закупівлі та проведення її;
- визначення переможця тендеру;
- складання, затвердження та збереження відповідних документів;
- оприлюднення звітів.
Перелік цих функцій визначено у статті 11 закону “Про публічні закупівлі” та у Примірному Положенні “Про тендерний комітет або уповноважену особу”.
Відзначимо, що функції, які покладені на уповноважену особу, загалом не відрізняються від функцій, які виконує тендерний комітет. Єдина суттєва відмінність - проводити спрощені закупівлі має право тільки уповноважена особа.
Чому організаціям простіше працювати з уповноваженими особами
Забезпечити повноцінне функціонування тендерного комітету іноді буває складно. Особливо, коли організація невелика і має у своєму штаті мало співробітників. Відповідно до Закону “Про публічні закупівлі”, до складу тендерного комітету організації-замовника у системі Прозорро повинно входити не менше ніж п’ять осіб. Це мають бути співробітники організації. Якщо ж кількість посадових осіб у штатному розписі є меншою ніж п’ять, до складу тендерного комітету можуть входити будь-які працівники, що є у штаті організації. Зокрема ті, що працюють за сумісництвом.
Також потрібно передбачити, щоб в організації було ким замінити члена тендерного комітету, якщо він перебуватиме на лікарняному або у відпустці. У такому випадку внутрішнім наказом потрібно включити ще одного співробітника до комітету, щоб той виконував відповідні функції.
Усі рішення щодо закупівель можуть бути прийняті на засіданні, яке є правомочним за присутності на ньому не менше двох третин членів комітету. Всі рішення Тендерного комітету оформлюються протоколом. У цьому протоколі вказані результати поіменного голосування членів комітету з кожного питання. Протокол підписують всі члени комітету, що присутні на засіданні.
Уповноважена особа приймає рішення, у межах своєї компетенції, самостійно. ЇЇ рішення також оформлюються протоколом, але на протоколі повинен бути лише один підпис - уповноваженої особи. Відповідно, рішення будуть оперативними.
Законодавство дозволяє, щоб на на підприємстві одночасно діяли і уповноважена особа, і тендерний комітет. Проте, їх обов’язки не мають перетинатися. Розподіл обов’язків між уповноваженою особою і тендерним комітетом може бути прописаний в Положенні про тендерний комітет та уповноважену особу. Однак, поступово колегіальні органи мають бути замінені професіоналами у сфері закупівель.